企业货币资金业务内部控制制度的设计

企业货币资金业务内部控制制度的设计

内容摘要： 货币资金是企业流动性最强、控制风险最高的资产，是企业生存与发展的基础。它可以与任何财产物资、商品进行交换，于是就成了贪污盗窃的猎取目标，因此加强对企业货币资金的管理和控制，建立健全货币资金内部控制，确保经营管理活动合法而有效，企业货币资金业务内部控制制度的设计在企业内部控制制度中尤为关键。

关键词：企业管理   内部控制制度   货币资金

目   录

一 货币资金业务内部控制的简述及特点…………………………………………3

货币资金业务的特点……………………………………………..………3

二   建立货币资金控制的意义………………………………………………………………..…3

三   货币资金内部控制环境……………………………………………….………..4

（一）管理决策者……………………………………………………………....4

（二）员工的职业道德和业务素质………………………………………….…4

（三）内部审计………………………………………………………………….4

四   货币资金业务内部控制的基本要求…………………………………………....4

（一）严格遵守相关法律法规………………………………………………….5

（二）正确使用分权、授权和稽核控制等方式……………………………….5

（三）实行永续盘存制度………………………………………………..…….6

（四）健全收付款凭证的管理制度…………………………………………...6

五 企业货币资金业务内部控制制度设计…………………………………………..7

（一）货币资金收入业务的内部控制………………………………………….7

1销售货物收入现金的内部控制………………………………………..7

（二）货币资金支出业务的内部控制………………………………………..8

1 发放工资支出货币资金的内部控制设计…………………………....9

2 借款支出货币资金的内部控制设计…………………………… … ..10

（三）货币资金支出业务的监督检查制度……………………………….…10

1 对货币资金监督检查的内容………………………………………....11

六 总结   ………………………………………………………………………...….12

正文：

一 货币资金业务内部控制的简述及特点

  内部控制制度是由管理者所设立的，保证单位内部各职能部门，各有关工作人员之间，在处理经济业务过程中相互联系、相互制约的一种管理制度。内部控制制度建设包括：货币资金收支业务的内部控制；物资采购业务的内部控制；资产盘存业务的内部控制；产品销售业务的内部控制。其中，货币资金收支业务的内部控制设计是重中之重的，它是企业内部控制制度设计的关键。

（一） 货币资金业务的特点

设计货币资金业务内部控制制度就要先了解货币资金业务的特点，货币资金业务是指现金、银行存款和其他货币资金的收支业务。

1 业务数量大

由于单位在资金筹集、材料采购、费用支付、工资发放、对外投资、产品销售、税金上交、债权收回、负债偿还等经济活动中，都会发生的各种业务中占有很大的比重，且内容复杂。

2发生范围广

货币资金收付业务的发生范围，一般发生在某个部门或供、产、销某个环节，它可以发生在单位内部的各个职能部门，还可以发生在本单位与其他单位或个人之间。其范围之广，是其他任何种类的业务不可比拟的。

   由于以上特点，货币资金收付业务就成为最容易发生差错和弊端的业务。如何堵塞漏洞、避免差错、防止弊端、保护货币资金的安全完整，是设计货币资金业务的内部控制制度必须解决好的问题。

二 建立货币资金控制的意义

建立货币资金内部控制对企业内部管理有着非常重要的意义。它是强化企业货币资金内部控制制度的关键。鉴于货币资金收支具有综合反映与控制企业经营管理活动的重要功能，并且直接关系到企业的经营业绩。因此，企业必须对货币资金采用有效的制约措施，可行的控制制度对每一个货币资金审批环节建立动态的监控机制，有效的支持各货币资金开支审批权的正确行使，及时披露和制止一些滥用职权审批货币资金的行为。主要建立各项主要货币资金收支业务的内部控制基本程序及控制关键点，同时明确每个控制关键点必须由三个以上分设的岗位（经办、审核、审批）互相制约地行使责任。这样，权限划分、额度制度与控制流程及岗位互相牵制作用的控制关键点相配合，就形成了一个较为严密有力的货币资金内部控制体系。

   三 货币资金内部控制环境

所谓货币资金内部控制环境是对企业货币资金内部控制的建立和实施有重大影响的因素的统称。控制环境的好坏直接决定着企业内部控制能否实施或实施的效果，影响着特定控制的有效性。货币资金内部控制环境主要包括以下因素：
        （一）管理决策者

管理决策者是货币资金内部控制环境中的决定性因素，特别在推行企业领导个人负责制的情况下，管理决策者的领导风格、管理方式、知识水平、法制意识、道德观念都直接影响货币资金内部控制执行的效果。因此，管理决策者本人应加强自身约束。
        （二）员工的职业道德和业务素质

在内部控制每个环节中，各岗位都处于相互牵制和制约之中，如果任何一岗位的工作出现疏忽大意，均可以导致某项控制失效，比如，空白支票、印章应分别由不同的人保管，如果保管印章的会计警惕性不高，出门不关抽屉，将使保管空白支票的出纳有机可乘，由此造成出纳携款潜逃的案件也屡见不鲜。
        （三）内部审计

内部审计是企业自我评价的一种活动，内部审计可协助管理当局监督控制措施和程序的有效性，能及时发现内部控制的漏洞和薄弱环节。内部审计力度的强弱同样影响货币资金内部控制的效果。
        影响货币资金内部控制环境因素还很多，如组织作风、管理分配责任的方法等。要加强企业内部控制，就必须改善其控制环境。企业应尽量建设货币资金控制环境，为它的完善、执行做好准备，打好基础。

四   货币资金业务内部控制的基本要求

企业货币资金业务内部控制的特点及意义决定了建设它要有明确原则，清晰思路，清楚了解建设它的基本要求，建设中始终要在此要求的基础上制定企业货币资金业务的内部控制制度。这样才能保证此制度建立的实用性、合理性及合法性。建设企业货币资金业务的内部控制制度的基本要求是：

（一）   严格遵守相关法律法规

严格遵守有关法律法规相关的现金、银行管理制度

管理货币资金业务的准绳是国务院颁布的《现金管理暂行办法》、中国人民银行发布的《银行帐户管理办法》和《支付结算办法》等相关制度，这些制度也是设计货币资金收付业务内部控制制度的基本准则。制度中要求：对于每日收取的现金应当及时送存银行，不得坐支；对于库存的现金应当规定限额；支用现金应当符合现金使用范围；超过现金结算限额时应当使用转账结算方式；采用何种结算方式应当符合银行结算办法的有关规定等。在设计企业货币资金业务的内部控制制度时也要严格遵守这些要求，以保证货币资金收支的合法合理性。

（二）正确使用分权、授权和稽核控制等方式

在建设企业货币资金业务的内部控制制度要正确使用分权、授权和稽核控制等方式

在使用分权、授权和稽核控制等方式中，要求做到以下几个方面：

1坚持钱账分管

将货币资金业务的实际处理与记录工作分离，出纳管银钱收付，会计管账务记录。出纳员只能根据会计主管人员审核后的原始凭证和收、付款记账凭证办理收款和付款，登记现金和银行存款日记账，不得擅自收付现款。

2 权责分开

由财会部门和业务经办部门分别管理货币资金收付业务的不同环节，权责分开，保证各种收入能够及时地足额地纳归财会部门，各种支出也能够从财会部门适度、有效、合法、合理地支付出去，形成各种业务的具体处理在有关部门，而货币资金的收支集中到财会部门这一“关口”的格局。

专人专管，各尽其职，一切货币资金的收支，除发生在外地或因特殊情况，由财会负责人授权有关人员代收、代付外，一律由出纳员集中办理，以免发生权责不清，款项不明现象。

3 稽核与出纳职务分离

稽核员负责一切收付款业务及原始凭证的审核，发现问题，及时终止收付款，出纳员根据审核无误的凭证办理款项收付，如发现不符合制度的情况，有权拒绝，并退给稽核员重新处理。任何单位的出纳员都不得兼管稽核、会计档案保管和总账及收入、费用、债权、债务等明细账的登记工作。

4银行印鉴章分管

单位的“财务专用章”由出纳掌管，银行印鉴章由财会主管掌管，采用分别掌管，相互牵制，不得由一人包办鉴章。

（三）实行永续盘存制度

实行永续盘存制度，强化对现金的清查盘点和对银行存款的账项核对这要求：

1 日清月结

出纳人员对库存现金必须日清月结，保证其实有数与现金日记账的结余数相符。

2定期、不定期盘点

会计部门应当定期、不定期地派人对库存现金盘点，检查实有数与现金日记账余额，与总账中“现金”账户的余额是否相符。如果发现盈亏，应及时查明原因，公正处理。

3定期与开户银行核对账目

定期与开户银行核对账目，至少每月一次，保证银行存款日记账余额与“银行对账单”中的余额相符，如有未达账项，应通过编制“银行存款余额调节表”加以验证。必须强调，与银行对账应当由非出纳人员进行，而不能让出纳员核对，以防掩盖真相、隐匿作弊行为。“银行存款余额调节表”的编制也应由非出纳人员进行。

（四）健全收付款凭证的管理制度

1 凭证管理

各种收据、发票等办理货币资金收支业务的凭证，应由财会部门统一管理，按顺序编号，领用时办理手续，用后的存根作废的凭证一律收回，按编号顺序核查后统一归档保管，以防私收、私支款项等弊端的发生。

2 凭证审核

各种支付款项的凭证，应当由会计部门的有关人员审核签章，并经审核后，出纳员再行付款。

3支票的签发

支票的签发，除财务专用章外，还必须具有财会主管和出纳员的印章。签发空白支票时，必须注明收款单位、款项用途、签发日期以及最高限额内容，并严格控制数量，不得滥用。

此外，为了强化货币资金收支业务的内部控制制度，还应不定期地调换出纳员职务，不要让某一人长期从事出纳工作，以防积久生弊。

五   企业货币资金业务内部控制制度设计

在设计企业货币资金业务内部控制主要是货币资金收入业务、货币资金支出业务两个方面，所以我们在设计其控制制度时也要从这两点着手，全面考虑两项业务的现实情况，保证其设计内容能够涉及到货币资金业务的各个层次，各个角度，下面我从收入和支出两个方面来介绍企业货币资金业务内部控制制度设计：

（一）货币资金收入业务的内部控制

   货币资金收入业务的内部控制制度设计要严格按照货币资金业务内部控制基本要求设计外，主要还是要做好记录工作，以免现金收入业务因未被记录下来而出现漏洞，给舞弊者有可乘之机。一般情况下，企业内部收入主要是销售货物所得现金及回收欠款现金。

1销售货物收入现金的内部控制

   销售货物收入现金的内部控制在货币资金业务内部控制中是非常重要的。在此环节中很容易造成贪污舞弊情况，如：1990年某农业站会计马某贪污公款案。其在担任会计期间，趁单位财务管理制度混乱之机，借一些购买种子、化肥之名套取银行存款到农业站提取现金的时机，利用开票、收款、记账等工作之便，先后采取汇总收款收据时的小计金额，填制记账凭证时多填金额等手段做案20余起，贪污数万元，更有甚者，马某还采取虚增银行存款，然后转入自己在农业站的往来户头再支出现金手段贪污公款13000元。

     这个实例就是典型的货币控制制度不完善造成的结果，也体现了货币资金控制制度建设中的重点。

（1）销售货物收入现金的内部控制建设

企业在销售货物时应尽量减少现金收入业务,尽可能采用银行转账结算方式收取货款,这样就可以强化银行对货币资金收入的控制作用,使贪污的机率降到最小，但是现实中，有些小额销售，与个人交易等业务时，只能收到现金，这样就应将货币收入业务重点放在销售货物收入现金的控制。

在设计时，应考虑现金收入的整个环节，要使销售货物销货记录与现金收入记录分别控制，两方面数据核对畅通，这样既有效地防止了购货欺诈，又避免了发错货物，主要应设置“销货单”“提货单”“租赁通知单”三种单据控制方式，它是“凭证控制方式”在现金收入业务中的具体应用。当销售货物时，应由销售部门开具销货单，应由销售部门开具销货单和提货单，注明所销物品的名称、规格、数量单价、金额等内容，买方持销货单向财会部门交付现金，然后持出纳员盖“收讫”章后的销货单和财务部门填具的“提货通知单”向保管员提货。由于填制了销货单，使销售业务未收取现金、发出货物之前，就在销售部门留下了完整的记录，起到了事前控制的作用，也就保证了现金收入的严密性、合理性。也能有效的防止了购货欺诈，保证了商品发出的准确性。

当然以上方法只适用工业、商品批发企业，对于无法集中收款零售业或饮食业中，可以依据自身的现实情况，可采用“售价金额核算法”即营业员直接收取现金与库存商品明细账总售价对较，通过库存盘点倒挤出应收回现金量，也能达到内部控制效果。

另外，还有一种现金收入也是较常见的，那就是回收欠款时收到的现金。对于这种现金控制方式单位应尽量采取开户银行收取。若由出纳人员直接收取现金时，必须由出纳员开具事先印有连续编号的“现金收据”，采用复写方式，一式三张。在加盖财务专用章和出纳章以及交款人签章后，将其中一张给交款人作为交款凭证，一张送交会计部门作为记账依据，一张留作存根。为保证现金收据的替补性和完整性，会计部门应当对出纳交来的收据逐一核对，除核实有关内容是否真实、完整外，应重点检查其编号是否连续，如有短缺，应及时查明原因，即使是作废的收据，也应将三张收据加盖“作废”字样后一并送交会计部门检查后归档保管。如果有条件的话，现金收据最好由会计员开具，然后交给出纳员加盖公章和出纳章，同时收取现金。做到票据、印章、收费分管，进一步强化收入业务的内部控制。

(二) 货币资金支出业务的内部控制

   货币资金支出业务的内部控制制度设计同样也要严格按照货币资金业务内部控制基本要求设计， 它有其自己的特点，由于货币资金支出业务用途多样、业务内容繁杂、牵涉范围广、涉及人员多。加之货币资金已离开本单位，若发生损失更加不易挽回。因此，货币资金支出业务的内部控制制度设计 更应高度重视。

内部会计控制规范中明确要求，单位货币资金支付应遵循支付申请、支付审批、支付审核和办理支付程序。若通过银行支出货币资金时，要求采用银行规定的结算办法，填制银行统一的结算凭证，这样也可以受到银行的外部控制。支付凭证始终是支付过程中的纽带，所以支付凭证的控制也就成了货币资金支付的重点。要求做到：建立严密完善的结算凭证管理制度，妥善保管各种凭证，尤其是现金支票和转账支票，严把各种凭证的使用关，出纳员开具支票时，财务主管应当审查批准，而不能让其独自办理；对已用和未用的凭证也要由非保管人员定期检查，定时与开户银行对账。

1 发放工资支出货币资金的内部控制设计

支付货币资金业务中有一最重要的环节是工资发放的内部控制，它是单位支出现金数额较大的一项业务，特别是在企业里，随着经营机制的转换，劳动用工制度的改革，财务自主权的放开，工资的构成内容越来越复杂，发放范围越来越大，发出的数额越来越多，为了避免发生错误的概率，因此企业拥有一套严格控制制度，保证工资业务合法合理是至关重要的。

发放工资支出业务实施内部控制主要采取下列措施：

（1）严格划分劳资部门、财务部门和内部审计部门的职责，使工资发放业务由劳资管理员、工资计算员、和内部审计员分工协作完成。普便要求劳资部门负责审查并提供职工名单和考勤记录、工资标准等；财会部门负责计算工资额、编制工资发放表、若发放现金，则需由财务部门发放现金领用表，然后由内部审计部门审核各种资料；

（2）建立健全劳动用工和考勤制度，可以采取以下措施进行内部控制:工资表上的人名须劳资部门审查,临时工须有合格的证明,以防虚设人名,冒领工资;调动工作和变更工资标准须有劳资部门的正式批准文件,以防多计工资总额侵吞余额; 离职人同时应及时从工资表中除去,以防继续领发工资等等。

（3） 强化审查复核手续，由于工资的构成内容复杂,种类多,包括基本工资、职务工资、各种津贴、奖金以及浮动工资等，而计算手续又相当繁琐，不但要计算应发工资，还要计算代扣款项、实发工资等。所以，即使不发生作弊，出错也很难免，有条件的单位尽量使用信用好、稳定性强的人力资源及相对应的财务软件，若人工计算的话，就要求重复计算每一张工资表，至少计算两三遍，内部审计人员也应当经常性的审查其他人员的工作，每一张工资表也应经过劳资部门、财务部门和审计部门多环节的审查，这样才能把发放工资支付业务中的错误及作弊降到最低率。

若企业委托金融机构代发工资。做到“集体整存，个人零取”，是最简便的方法，可以减化上述许多操作环节，也可将内部控制与外部控制紧密结合起来，有效地防止工资业务中的差错和弊端。

2   借款支出货币资金的内部控制设计

在日常工作中，由于各种原因发生的借款业务也是很普便的，如出差借款和其他公务性借款。借款业务多是借用现金，因此，借款业务的控制实质上就是控制内部借现金业务的支出。在对其实施内部控制应做到以下三个方面：

（1） 借款人需要预支现金时，首先应填制“借款单”，并由所在部门负责人签字，然后交财务主管审核批准，再由出纳员依据审核手续齐备的“借款单”进行支付现金，并由领用现金人签字领取，做好相关记录，以备后查。

（2） 会计部门应当根据“借款单”编制付款凭证，登记“其他应收款明细账”，发挥账薄控制的作用。待借款人出差归来或完成业务后，根据实际用款数长退短补，注销明细账上的有关记录。

（3） 严格禁止非公务性借款行为，不得以便条作为借款手续，更不能搞口头承诺，君子协定等，一定要借款手续完备，单据齐全，无任何疑议后方可执行借款。

(三) 货币资金支出业务的监督检查制度

严谨、规范、合理的监督检查制度是完善的货币资金控制制度不可缺少的一部分，也是连接整个内部控制制度的纽带，它贯穿着货币资金业务发生的始末，随时控制企业内部货币资金的走向，是保证企业货币资金正常、合法、有效使用的基础，也是防止贪污作弊的最有力的武器。国家对货币资金内部控制也做了明确的要求，要求企业单位应当建立对货币资金内部控制制度的监督检查制度，明确监督检查机构和人员的职责权限，定期和不定期地进行检查。通过检查，一方面可以促使货币资金内部控制制度的有效执行，另一方面可以及时发现货币资金内部控制中的薄弱环节，并及时采取措施加以纠正和完善。

1 对货币资金监督检查的内容

主要包括

（1） 货币资金业务相关岗位及人员的设置情况，重点检查是否存在货币资金业务不相容职务混岗的现象，检查是否有规范的岗位职责及及操作流程，保证权责密切结合；

（2） 货币资金授权批准制度的执行情况， 重点检查货币资金支出的授权批准手续是否健全、是否存在越权审批的行为，是否严格按照国家相关法律法规执行。

（3）支付款项印章的保管情况，重点检查是否存在办理付款业务所需的全部印章交由一人保管的现金及印章的使用记录情况等。

( 4 ) 票据的保管情况，重点检查票据的购买、领用、保管手续是否健全，票据保管是否存在漏洞。可以利用发票、收据编号的连续性，核对收到的货币资金与发票、收据金额是否一致，以确保收到的货币资金全部入账。现在票据种类繁多，给监督检查工作又增加了难度。如违规开具“大头小尾”、“小头大尾”发票，多给、不给客户餐饮发票，空白收据、发票到处可买，自制收据，收据不连号或无号，或以白条代替收据等。因此，对于发票、收据必须加强其印、收、发、存的管理，建账核算。在此基础上，利用这类发票的连续编号，设计一岗位，负责其存根联与人账的记账联定期或不定期抽查核对工作，及时发现其中的错误。
     ( 5 ) 账实盘点控制。账实盘点控制是通过定期或不定期对货币资金进行盘点，以确保企业资产安全的一种常见的控制方法，如编制银行存款余额调节表。账实盘点按盘点的时间分为定期盘点与不定期盘点，但不定期盘点的控制效果通常比定期盘点好，不定期盘点的主要特点就是突击性强，会给货币资金相关岗位产生一种无形的、无时无刻、无不存在的压力。更有效的对货币资金业务进行检查监督。
     ( 6 ) 另外，建立货币资金的预算制度也是很有效检查、监督手段。货币资金预算控制的主要手段是对货币资金的收支预测和货币资金预算的编制。通过较为详细和较为远期的货币资金的收支预测和货币资金预算的编制来规划出期望的收入和所需的现金支出，从事前对货币资金的来源和使用加以控制，对于超过预支的或预算中未涉及项目进行重点检查、监督，这样更能有效的控制货币资金业务进行。对于已形成的货币资金业务，也要做事后评价，在每一个会计期末，对本期发生的货币资金收付业务作出正确评价，若与预算产生差异，要分析差异产生的原因及其合理性，对有疑议的货币资金业务要追查经手人，查明原因并做好相关记录，以备后查。若发现作弊行为，要及时上报有关部门领导，做出合理的处罚。

六 总结

  随着我国经济改革的不断深化和现代企业制度的逐步建立，迫切要求强化内部会计监督，建立和完善内部会计控制制度，尤其是货币资金的内部控制制度。但是货币资金内部控制的建设既不是财务部门能够完成的，也是行政主管部门能够完成的。是需要企业中各个部门共同参与完成任务的。企业早日建成内部货币资金控制制度，才能提高经营管理水平和经营利益，促进企业经济健康发展。

总之，货币资金的管理是整个资金管理的重点，货币资金收支业务的内部控制是建立整个内部控制制度的关键。建立健全货币资金内部控制制度对于保证会计资料的真实可靠，减少工作差错，加强工作人员责任心，维护财经纪律、经营秩序，防止或抑制营私舞弊行为发生，以及事后审计工作具有重要作用。

参与文献：

[1]   论文选编制组。 《会计理论与实务探索-论文选》第一版   新疆人民出版社 2004. 3

[2] 程玉洁。《高校货币资金管理刍议。高师财务管理研究》（第6辑）。 桂林：      广西师范大学出版社，2004.

[3]   刘玉廷，《关于会计中国特色问题的思考》，会计研究，2000；8

[4]   闫敏。《内部控制的发展与在高校的实施》。教育财会研究，2003，4

      [5] 财政部。《内部会计控制规范—货币资金》（试行）。2001.6

[6] 苏艳丽。《加强会计内部控制，发挥财务管理作用》。会计之友，2003（7）