金彩黔字[2011]20号
关于下发《资金管理制度》的通知
公司各部门、各子公司（矿）：
经公司研究，决定下发《资金管理制度》，望遵照执行。
特此通知
附：《资金管理制度》
（此页无正文）
二○一一年五月八日
主题词：管理 制度建设 通知
贵州金彩黔矿业有限公司 2011年5月8日印发
共印30份
资金管理制度
第一章 总则
第一条 为保证公司生产经营业务的正常运行，保证资金的安全，贯彻“财务管理以资金管理为中心”的管理理念，特制订本制度。
第二章 资金管理基本制度
第二条 资金业务的授权审批
1、公司的《报账付款审批权限及流程规定》就各级审批人对资金业务的授权审批权限、责任、流程有明确规定，审批人必须在授权范围内依据相关制度和流程进行审批，严禁越权审批。
2、出纳对于违背审核审批流程的资金业务，有权拒绝支付，并及时向财务经理汇报。
3、对于重要的资金支付业务，实行集体决策审批制。
4、未经授权的机构和人员严禁直接接触资金或办理资金业务。
第三条 资金业务的岗位分工
1、资金的收付和保管由出纳负责，严禁其他人员接触。
2、出纳不得同时负责非资金帐户的记帐工作。
3、出纳不得同时负责总分类帐的登记和保管工作。
4、出纳不得负责资金的稽核、会计档案的保管工作。
5、专用印章、票据、网银支付工具、密码、银行卡必须分开专人保管，严格按《财务印鉴、票据管理规定》使用。
第四条 资金业务的日常管理
1、资金的收付必须日清日结，登记日记账。
2、资金的支付必须严格按《报账付款审批权限及流程规定》进行审批和付款。
3、出纳严格进行现金盘点,包括出纳自身随时进行的日常盘点和公司会计、专门财产清查人员定期和不定期盘点。
4、出纳严格进行银行对账，每月至少与银行对账一次。会计根据银行发出的“银行存款对账单”等单据分析填制“银行余额调节表”。
5、每日按公司规定编制《资金日报表》并及时上报公司财务总监。
每月28日前编制下月的《月度资金使用计划》、每月3日前编制上月的《货币资金及产销存情况快报》并及时上报公司财务总监。
第五条 月度资金计划审批
每月的总经理办公会对各子公司（矿）的《月度资金使用计划》进行审批，公司财务部按审批后的《月度资金使用计划》进行资金拨付。
第三章 收入业务的资金管理
第六条 销售资金的管理
1、煤炭产品的销售，各相关部门和人员必须严格遵守公司销售相关规章制度，必须遵循“集体定价”的原则。
2、为规避风险和确保资金安全，财务部门参与销售合同的会签，合同签订后交一份给财务部门存档，财务部门按内控制度监督销售合同的执行。
3、煤炭产品的销售必须坚持“先款后货”的原则（除合同有特别约定的除外），预付货款的客户发货时应凭财务开具的《发煤通知单》发货，客户资金不足时，磅房必须停止发煤，会计对客户预存资金不足五万元时应及时告知销售部门，由销售部门通知客户及时预付货款。
4、除零售煤以外，原则上货款应通过银行转帐，打入所在公司（矿）指定账户。严禁营销人员以任何形式直接收取现金。
5、零售煤由磅房收取现金的，监磅员应于每班下班时填制现金缴款单缴并将现金交给出纳员，出纳员应及时将煤款送交银行，不得坐支。
6、监磅员每天应将前一天的销售情况汇总并报表到公司和所在子公司（矿）财务部门。
第七条 其他非销售收入资金的管理和控制
1、严格遵守《财务印鉴、票据管理规定》，坚持“会计开票、出纳收款”的原则。
2、任何收款票据必须由会计、出纳共同签字，对收款票据的使用，出纳必须与会计日清月结。
第四章 支付业务的资金管理
第八条 备用金的管理
1、公司、子公司（矿）的采购员、小车司机、协调员、食堂管理员因工作需要，可以借一定额度的备用金。由相关人员所在单位填制《备用金核定申请审批单》，报公司财务审定（备用金额度另行制定）。
2、对核定备用金定额的个人，凭《备用金核定申请审批单》，按核定的金额填制借款单，一次从财务部门借出现金，实际使用后凭审核后的原始凭证向财务部门报销，再由财务部门用现金补足其定额。备用金使用人不得以任何理由超出定额向财务部门借款。
3、对备用金使用人报销的所有票据，都必须遵守资金管理的基本制度，进行严格的审核审批后方能付款记账。
4、备用金使用人员必须执行现金管理制度，按规定的使用范围和开支权限使用，并定期报账。财务部门必须对备用金建立定期与不定期相结合的清查盘点，防止挪用或滥用，保证备用金的安全完整，备用金使用人员必须接受财务部门的监督。
第九条 工资支付的管理
1、流程
（1）公司
人力资源部→财务部→财务总监→分管人力资源副总→分管财务副总→总经理
（2）子公司（矿）
A、计时工资（管理工资）
子公司（矿）人力资源主管→子公司（矿）财务部→经理（矿长）→公司人力资源部→公司财务部
B、计件工资
子公司（矿）财务部→经理（矿长）→公司人力资源部→公司财务部
2、公司人力资源部门应在每月6日前收集上月人员调令、考勤、扣款单据等相关工资计算资料并编制工资表并交公司财务部，公司财务部在13日前复核完毕。
子公司（矿）人力资源部门应在每月6日前收集上月人员调令、考勤、扣款单据等工资计算资料并编制工资表（计时工资），在10日前将已经子公司财务部、经理（矿长）审核后的工资表交公司审核；子公司（矿）财务部应在每月6日前收集上月人员调令、考勤、记码、收方、定价表、调价通知、扣款单据等工资计算资料并编制工资表（计件工资），在10日前将已经子公司经理（矿长）审核后的工资表交公司审核；公司相关部门在13日前审核完毕。
3、公司、子公司（矿）每月15日（节假日顺延）发放工资。
4、人力资源部门必须严格按照公司工资计算相关的规章制度收集、整理、审核工资基础资料，并将基础资料存档备查，对不符合制度要求的应拒绝计算工资。
财务部门必须严格按照公司工资计算相关的规章制度审核工资表，对不符合制度要求的应拒绝计算工资。
5、对罚款及材料、工具扣款：凡合同明确应进行处罚或调低单价的、规定应在工程款中扣除的材料、工具项目，财务部门必须严格执行。对各相关部门送交的符合制度的扣款项目，必须填列在工资表的扣款栏予以扣回记账，严禁在表外扣罚款、材料款等。
6、严禁在工资表以外发放工资。
7、出纳在发放工资前到银行提取现金，向车辆调度员申请用车，调度员须确保车辆安排，保证资金安全。
8、出纳负责核实员工身份，工资由员工本人签名，严禁代签代领。
9、员工借款严格按《财务借支管理规定》实施，在工资发放时必须将员工借款扣回。
第十条 采购资金的管理
1、付款流程
（1）公司供应部采购
公司供应部→公司财务部→公司财务总监→公司分管副总→公司总经理
（2）子公司（矿）零星采购
驻子公司（矿）采购员→子公司（矿）财务部→经理（矿长）
2、公司供应部、驻子公司（矿）采购员向财务部门申请资金时，必须提交用款申请单、经公司会审批准后的采购计划、合同（或协议）。涉及到合同中“货到付款”条款的，需在用款申请单上说明是否到货。
3、对公司供应部、各子公司（矿）采购员零星采购资金实行备用金管理。
4、物资采购合同及时报财务部门备案。
对货款结算、运费结算等采购资金结算，供应部门应向财务部门提供书面依据。
5、子公司（矿）采购相关规定
（1）经批复由各子公司（矿）自购的物质，各子公司（矿）采购员凭公司供应部批复后的材料物质计划单进行采购、索取货物清单（或随货同行联）和发票、办理入库验收。
（2）、各子公司（矿）采购员持有效发票、公司供应部批复的物质计划单、仓管开具的入库（验收）单到所在单位财务部门办理报帐手续。
（3）、对公司供应部批复的计划单以外的采购，须由公司分管供应的副总审批后方能进行财务结算。
6、公司采购相关规定
（1）支付采购资金，公司供应部必须填写《用款申请单》交公司财务部，《用款申请单》填写内容的准确性由供应部负责；为确保采购供应的及时性，对急需付款的采购事项，供应部须提前一天与财务部预约。
（2）公司供应部负责所付采购款项、采购货物的跟踪，负责办理货物的入库验收，负责索取货物清单（或随货同行联）和发票。
（3）公司供应部应于每月25日前与公司财务部办理采购结算，包括公司集中采购货物、为各子公司（矿）直接采购供应货物和公司配送中心配发的货物。
7、司财务部应于每月26日前与各子公司（矿）财务部门办理财务结算，每月月底回收采购资金。
第十一条 工程资金的管理
1、子公司（矿）工程款审批流程
施工队、收方定价小组、公司施工员核实工程完成额→财务部→经理（矿长）→公司人力资源部→公司财务部
2、子公司（矿）根据工程计划安排各项工程施工作业，按各单位或分部工程签订工程合同（或劳务合同、或机械租赁合同），合同中必须载明工程价款结算方式和工程款支付方式，对支付工程款不开发票的必须同时在合同中注明（否则财务部门视为有发票合同），合同须报财务部门备案。
3、工程款支付（定金）或办理结算，必须由经办人填写《用款申请单》（附收方小组的《工程进度签证单》或《收方计算表》）交财务部门，财务部门必须严格按照公司工程管理相关的规章制度，根据生产经营计划、工程合同、《工程进度签证单》或《工作面收方计算表》进行审核并报地面副矿长（或生产副矿长）、矿长审批后，方可办理银行付款。
4、零星工程必须有定价小组的“定价表”、“价格变动调整表”及收方小组的“收方表”， 财务部门才进行审核，否则可拒绝支付工程款。
5、罚款及材料、工具扣款：凡合同明确应进行处罚或调低单价的、规定应在工程款中扣除的材料、工具项目，财务部门必须严格执行。扣款项目必须补填在《收方计算表》上予以扣回记账，严禁在表外扣罚款、材料款、工程借款等。
6、工程款必须支付给合同签约单位，如签约为个人的，须支付给签约人本人，不得代签代领。
7、工程借款严格按《财务借支管理规定》实施，工程借款须及时记账，不得抵库，在《收方计算表》上予以扣回。
第十二条 零星费用报销资金的管理
1、零星费用报销资金包括行政办公费、出差费、车辆交通费、应酬招待费、通讯水电费、教育培训费、设备维护修理费等管理费用、销售费用及为生产服务开支的其他直接费用报销需支付的资金。
2、对办理上述事项需预先借款时，严格按《财务借支管理规定》和其他相关制度和规定实施。
3、费用报销严格按《报账付款审批权限及流程规定》的规定审核审批和付款。
第四章 内部往来业务的资金管理
第十三条 子公司（矿）与子公司（矿）之间不能相互拆借资金。
第十四条 子公司（矿）与子公司（矿）调拨材料、设备、配品配件，按净值作计价依据。
第五章 处罚规定
第十五条 公司或子公司（矿）、各部门及全体员工必须严格执行本制度并相互监督。如有违反，给予相应处罚，如因违反本制度给公司或子公司（矿）造成损失的，视情节轻重追究相关责任人经济赔偿责任直至法律责任。
第十六条 财务经理对资金日报、资金计划、各类财务报表、报告的及时性准确性完整性负责。如有违反本制度未按规定报送资金日报的，每次处罚财务经理20元；如未按规定报送资金计划、各类财务报表、报告的，每次处罚财务经理50元。
第十七条 财务经理对专用印章、票据、网银支付工具、密码、银行卡的分开专人保管的执行负责。如有违反本制度及《财务印鉴、票据管理规定》使用财务印章、票据、网银支付工具、密码、银行卡现象，每次处罚财务经理50元，并处相关责任人100元。
第十八条 财务经理对资金收付的核对、客户往来账、银行账户的核对负责。如不及时对帐、不及时告知销售部门催收煤款影响正常经营的，每次处罚财务经理50元，如有不及时准确核算客户往来账目、违反规定超出客户预收煤款余额开具《发煤通知》，每次处罚财务经理500元。
第十九条 财务经理对票据的合规性、完整性和对票据附件的齐全性负审核责任。如出现白条随意报销、票据不规范、费用超标、无采购计划报账、材料验收手续不齐、内部调拨无调拨通知、工程进度签证手续不齐、零星工程无定价小组的“定价表”（或“价格变动调整表”）、无收方小组的“收方表”、 领款手续不全、单据不符，财务经理予以签字的，每次处罚财务经理50元；如有表外发放工资，表外扣罚款、材料款等现象，每次处罚财务经理100元。
第二十条 出纳按规定保管和收付款项，对复查审批流程、审查领款人负责。如有审批手续不齐付款现象，每次处罚出纳员100元；如有代签代领工资、劳务、工程款现象，每次处罚出纳员20元。
第二十一条 磅房监磅员对零售煤销售资金足额及时解缴和对准确编制销售情况表并及时上报负责。如当班零售煤销售资金不按本制度及时上解，每次处罚监磅员100元；如不按本制度将销售情况准确及时上报，每次罚监磅员20元。
第二十二条 工资计算员对核查工资基础资料负责，对按扣款单据准确扣款负责。如工资计算员对基础资料不齐全或不符合相关规定要求而予以计算工资的,每次处罚工资计算员100元；如工资计算员不按扣款单据对材料款、罚款准确扣款的，每次处罚工资计算员50元；对不及时不准确提供扣款单据的，每次处罚相关责任人50元。
第二十三条 公司部门主管（或分管副矿长）对开支的必要性、真实性负责，如出现虚报冒领、弄虚作假而部门主管（或分管副矿长）予以签字的, 每次处罚部门主管（或分管副矿长）200元 。
第六章 附则
第二十四条 本制度自2011年5月1日起执行，原有规定与本制度不一致的，以本制度为准。
第二十五条 本制度由公司财务部负责解释和修订。
