财务报销制度及流程管理办法

公司财务报销及流程管理制度

　　　第一部分 总则

　1.1 为了加强公司内部管理，规范公司财务报销行为,倡导一切以业务为重的指导思想，合理控制费用支出，特制定本制度。

　1.2 本制度根据相关的财务制度及公司的实际情况，将财务报销分为日常办公费用、工薪福利及相关费用、税费支出、工程相关支出及专项支出等,以下分别说明报销相关的借款流程及各项支出具体的财务报销制度和报销流程。

　1.3 本制度适用公司全体员工。

　　第二部分 借支管理规定及借支流程

　2.1 借款管理规定

　　(一) 出差借款：出差人员凭审批后的《出差申请表》按批准额度办理借款，出差返回3个工作日内办理报销还款手续。

　　(二) 其他临时借款，如业务费、周转金等，借款人员应及时报帐，除周转金外其他借款原则上不允许跨月借支。

　　(三) 各项借款金额超过2000元应提前一天通知财务部备款。

　　(四) 借款销账规定：①借款销帐时应以借款申请单为依据，据实报销，超出申请单范围使用的，须经主管领导批准，否则财务人员有权拒绝销帐；②借款者原则上应在3个工作日内办理销帐手续。

　　(五) 借款未还者原则上不得再次借款，逾期未还借支款者转为个人借款从工资中扣回。

　　2.2 借款流程

(一) 借款人按规定填写《借款单》，注明借款事由、借款日期、借款金额。

　　(二) 审批流程：主管部门经理审核签字→财务经理复核→总经理审批。

　　(三) 财务付款：借款凭审批后的借款单到财务部办理领款手续。

第三部分 日常费用报销制度及流程

3.1 日常费用主要包括差旅费、电话费、交通费、办公费、低值易耗品及备品备件、业务招待费、培训费、资料费等。在每月的28日，各个部门必须填写本部门下月的预算并上交行政部门汇总。预算期间内，各个部门各项费用的累计支出原则上不得超出预算。（采购流程详见细则附件）

　3.2 费用报销的一般规定

　　(一) 报销人必须取得相应的合法票据(相关规定见发票管理制度),且发票背面有经办人签名。

　　(二) 填写报销单应注意:根据费用性质填写对应单据；严格按单据要求项目认真填写，注明附件张数；金额大小写须完全一致（不得涂改）；简述费用内容或事由。

　　(三) 按规定的审批程序报批。

　　(四) 报销2000元以上需提前一天通知财务部以便备款。

　　3.3 费用报销的一般流程:报销人整理报销单据并填写对应费用报销单→ 须办理申请或出入库手续的应附批准后的申请单或出入库单→部门经理审核签字→财务部门复核→总经理审批→到出纳处报销。

　　3.4 差旅费报销制度及流程

　　（一） 费用标准: 　　                               　　　　　　　1类地区

如：北京、上海、杭州、深圳、广州、重庆等一线城市或直辖城市

2类地区

如：长沙、武汉、成都等省会城市

3类地区

如：宜春、新余等地级城市；丰城、芦溪、万载等县、乡、村；

　（二）费用标准的补充说明：

　　1. 住宿费报销时必须提供住宿发票，未提供发票不予报销，实际发生额未达到住宿标准金额，不予补偿；超出住宿标准部分由员工自行承担。同性双人出差原则上只按一个标间报销。

　　2. 实际出差天数的计算以所乘交通工具出发时间和返回时间为准，12：00以后出发（或12：00以前到达）以半天计，12：00以前出发（或12：00以后到达）以一天计。

　　3. 伙食标准、交通费用标准实行包干制，依据实际出差天数结算，原则上采用额度内据实报销形式。

　　4. 出差期间宴请客户需由总经理批准后方可报销招待费，同时按比例（午餐或晚餐40％）扣减出差人当天的伙食补贴。

5. 出差时由对方接待单位提供餐饮、住宿及交通工具等不予报销相关费用。

6、南昌市（除进贤、安义）区范围当天返回不予出差补助，一天之内误餐补贴20元，半天之内不予误餐产补贴。

7、员工自备车出差燃油费报销：除进贤、安义，在南昌市区包括新建长陵镇临时公干原则上不予报销燃油费。长途出差在对车辆核定百公里耗油量的前提下，由出差当事人事先向行政报部申报并由行政部验证抄录里程起点数，待出差返回公司当日最迟不超过次日会同行政部核定抄录终点程数（当事人口头申报里程数无效），按百公里耗油量上浮10%予以报销燃油费。过路过桥费票据必须与出差日期、地点吻合方可报销。

　　（三） 报销流程

1. 出差申请：拟出差人员首先填写《出差申请表》，详细注明出差地点、目的、行程安排、交通工具及预计差旅费用项目等，出差申请单由总经理批准。

2、自备车辆出差前由行政部核准里程起点数，结束出差再次由行政部核准里程终点数。

　　2. 借支差旅费：出差人员将审批过的《出差申请表》交财务部,按借款管理规定办理借款手续，出纳按规定支付所借款项。

　　3. 购票: 出差人员持审批过的出差申请复印件，到行政部订票（原则上机票一律用支票支付，特殊情况不能用支票的，需事先书面说明情况，经审批人签字后报财务备案）。

　　4. 返回报销：出差人员应在回公司后五个工作日内办理报销事宜，根据差旅费用标准填写《差旅费报销单》，部门经理审核签字，财务部审核签字，总经理审批；原则上前款未清者不予办理新的借支。

　3.5 通讯费用报销制度及流程

(一) 费用标准

　　1. 移动通讯费：为了兼顾效率与公平的原则，员工的通讯费用采用与岗位相关制，即依据不同岗位，根据员工工作性质和职位不同设定不同的补贴标准 (如上图)。

2．固定电话费：公司为员工提供工作必须的固定电话，并由公司统一支付话费。禁止员工在上班期间打私人电话。

　3． 固定电话费由行政部指定专人按日常费用审批程序及报销流程办理报销手续，若遇电话费异常变动情况应到电信局查明原因，特殊情况报总经理批示处理办理。

　4.个人通讯补贴每季度报销一次，凭话费发票报销，话费超出标准按标准报销，未超出标准据实报销。

　3.6 交通费用（含汽油）报销制度及流程

(一) 费用标准：为了兼顾效率与公平的原则，所有员工的市内（指直径50公里范围之内）交通补贴采用与岗位相关制，即依据不同岗位，根据员工工作性质和职位不同设定不同的补贴标准。（如下图）。

　　(二) 报销流程

　　1. 员工每月定期整理交通车票或燃油发票，按规定填好《交通费报销单》，并由行政部签字确认。

　　2. 审批:按日常费用审批程序审批。

　　3. 员工持审批后的报销单到财务处办理报销手续。

　3.7 办公费、低值易耗品等报销制度及流程

　　（一）管理规定:为了合理控制费用支出,此类费用由公司行政部统一管理，集中购置,并指定专人负责。

　　（二）报销流程

　　1．购置申请: 公司行政部每月根据需求及库存情况按预算管理办法编制购置预算，实际购置时填写购置申请单按资产管理办法规定报批。

　　2．报销程序：报销人先填写费用报销单(附出入库单)，按日常费用审批程序报批。审批后的报销单及原始单据（包括结账小票）交财务部，按日常费用报销流程付款或冲抵借支。

　　3．费用归集：财务部按月根据行政部提供的各部门领用金额统计表，归集核算各部门相关费用。库存用品作为公共费用，待实际领用时分摊。

　3.8 交通费、招待费、培训费、资料费及其他报销制度及流程

　　（一）费用标准

1. 交通费：员工因公出差需要用车可根据公司相关规定申请公司派车，在没有车的情况下经行政部车辆管理人员同意后可以乘坐出租车，以出租车发票报销;市内因公公交车费应保存相应车票报销。

2. 招待费：为了规范招待费的支出，大额招待费应事前征得总经理的同意。

　　3. 培训费:为了便于公司根据需要统筹安排，此费用由公司人力资源部门统一管理，各部门培训需求应及时报送人力资源。人力资源根据实际需要编制培训计划报总经理审批。

　　4. 资料费：在保证满足需要的前提下，尽量节约成本，注意资源共享。各部门在购买资料前必须先填写《资料申请表》，在报销前必须到行政部资料管理人员处进行登记(资料管理人员在资料发票背面签字)。

　　5.其他费用：根据实际需要据实支付。

　　( 二)报销流程：

　　1. 招待费由经办人按日常费用报销一般规定及一般流程办理报销手续。

　　2.培训费由人力资源部人员根据审批程序及报销程序办理报销手续。

　　3.资料费在报销前需办理资料登记手续，按审批程序审批后的报销单及申请表到财务处办理报销手续。

　　4.其他费用报销参照日常费用报销制度及流程办理。

本制度自2013年12月起执行，公司将根据业务发展相机修订并颁布实行。