盈圣物业公司财务管理手册
会计核算依据
物业管理公司的财务管理部门，在对其下属的物业管理处进行会计核算前，必须先行对国家及地方与物业管理相关的法规和税规有清楚地了解，此外，还应对与本公司、本物业相关下列文件的相关规定予以关注。
一、业主公约
业主公约是各业主与发展商在买卖楼宇后所签署的合约。公约对发展商、全体业主、用户及管理者均有约束力，并明确各自的权利、义务及责任。
公约内包括了很多有关财务处理、费用计算等数据。财务管理部人员须详细了解该项资料及规定，并作为会计核算的依据。
现列举其中较重要的条款如下:
1.本物业管理账目发生盈亏时的处理办法
一份内容完善的公约应就本物业管理发生盈余或亏损情况时的处理或解决办法予以明确规定。通常,本着“用者自付”的原则，本物业的盈余由该物业的全体用户共同享有，本物业的亏损由该物业的全体用户共同分担。当然也可以是其它的处理方式，如：在业主委员会成立之前的前期物业管理期间，小用户以按约定缴纳综合物业管理费用为限，收入不足以应付经常性支出时，由开发商承担补贴责任。但关键是必须有明确的约定。
2.本物业综合管理费收支情况的公布
要求物业管理公司定期公布所管物业的收支情况，是我国物业管理行业法规中明文规定的。在与有关法规保持一致的前提下，公约中通常会对公布的具体时间、方式和要求做出规定。
3.收支核算方面的规定
公约通常列明是否需要为本物业各部分(如：停车场、办公楼、住宅楼等)的收支独立核算。
4.未出售单位和已出售但空置单位管理费计算法
通常未出售的单位享有一定的管理费减免优惠。
5.管理费起计日期的约定
通常可以是实际收楼日，或交付使用通知书发出日期加若干天为起计日，或者以前述两者较早者为起计日，也可以是开发商与业户在售楼时做出的其它约定。
6.滞纳金的计算法
公约通常会规定业户必须在每月某日前缴付管理费，逾期未付者，则管理公司有权按规定利率计收滞纳金。
二、管理合约
管理合约是开发商或业主委员会与物业管理公司签署的合约，其主要作用是明确委托方和受托方的权利和义务。主要应包含以下内容：
1.物业管理公司管理本物业的年限，及管理公司报酬的计收标准及方法等。
2.物业管理公司受管理公约的约束，并享有公约规定的管理人所享有的权利、义务及责任，根据管理公约对本物业进行管理。
3.需编制财务预算及预算控制，除首年预算外，通常由财务管理部牵头为每一新的财政年度制定财政预算，并在该年度的实际运作中对各项开支实施预算控制。
4.合约到期或终止时，财务移交方面的要求。
三、用户手册、装修守则及大厦各项收费标准一览表
该等文件通常在业主收楼时一并派发，并列明各项收费、按金、罚款及按金退还的程序等事宜。
四、收楼的流程
在整个收楼的程序中，有很多会计部必不可少的资料，如:
1.确实的收楼日期，用以计算管理费起计日期。
2.各单位业户数据，包括姓名、联络地址及电话等。
3.已缴付管理费按金及其它款项的收据，可作入账及对账的凭据。
根据上述资料，可以建立一套必要的图表档案，如：单位数据列表已收各种按金明细表、应收／已收／欠收管理费一览表等。
会计核算重点
一、会计科目制定
一九九八年四月十一日，国家公布了物业管理行业须按照《施工房地产开发企业财务制度》的条例。因此，在制定一级会计科目时，必须遵照国家规定，但子细目却可按实际的需要增减。现就物业管理行业的要求编制一份会计科目样本以供参考。
二、成本核算
每一独立的物业，按其功能不同，可分为不同的“部分”，如：住宅（或公寓）、办公楼、商场、停车场、会所等。若业主公约规定须按物业的不同“部分”分别独立核算，则在建账时应给予充分考虑。大部分的《财务软件》已备有辅助核算功能，财务管理部应尽量加以利用。
建账后，日常操作的重点是清楚识别及界定各项费用及收入的归属，按其所归属的“部分”准确核算。正确的“部分”分类能准确反映各“部分”的经营损益情况，对了解各“部分”的财务状况，改进管理极其重要。对于无法明确识别及界定其归属的费用，则称之为“公摊费用”或“待摊费用”，对于这些“待摊费用”应在各会计期间归集后，合理分摊至各“部分”。分摊的方法有多种，如：面积、管理份额、该项费用总额、人员工资总额等，发生的费用类型不同，选用的分摊办法也有所不同，但最基本的原则是合理性。必要时，分摊办法的选用应征求有关部门意见，取得物业总经理甚至委托方的认可。
三、应收账管理
对于物业管理行业来说，应收账管理是其财务管理的重点之一，工作较为繁重。财务管理部须计算每一个业户应缴纳的各种费用，如水、电费等，亦要定期清理、核对和报告各项费用的缴付情况。定期发出缴付通知书、催款通知书、对账通知书，定期进行银行委托付款的划款工作等。
进行应收账款管理，需先行收集以下数据：
1.各项收费标准。
2.该物业所有单位的编号及面积。
3.每一个单位的管理费起计日期。
4.各单位每月应付各项费用(如管理费)的金额。
5.业户／用户／使用人的数据，如姓名、联络地址、电话、所拥有的单位编号。
6.空置单位的界定标准，收费项目及标准。
7.滞纳金有关规定，如起计日期、利率等。
8.由管理处代收水电费时，水电费的抄表日期、收费标准等。
四、注意事项
1.收楼时应注意事项
(1)用户付款的方法
用户在支付每月费用时，可采用多种方法，如亲自到管理处缴付现金或支票，或采用委托银行自动转账付款。财务人员应在用户收楼时，准备一份详细的付款方法说明书，并连同委托银行自动转账授权书交予用户。付款方法说明书上应列明：
①管理处的地址及办公时间。
②以支票付款时，支票抬头的名称。
③办理银行转账的手续及各项须知。
(2)业主收楼时缴交的各项费用及押金的账务处理
通常业主在收楼前或收楼时已按发展商或物业管理公司的要求，预付了数月管理费及各种押金、初装费等。其中部分款项，如预付管理费、管理费按金等应由管理处收取，电话、煤气初装费等应由发展商收取。当财务管理部由开发商或物业部取得有关收费资料，并收到已出售单元的数据时，应及时与开发商财务管理部沟通，明确各项收费的归属及时入账及时对账。
(3)预收管理费的处理
对于用户于收楼时预缴的管理费，应自交纳管理费起计日起按月结转收入。财务管理部应对管理费的起计日期的确定标准及特殊情况下的批准程序有明确的了解，并以此标准为依据，确定统一的起计当月的管理费计算方法。以免计算方法不统一引致的应收账混乱，以及与业主间的纠纷。
2.每月应注意的事项
(1)缴款通知书
①发出日期及截止日期
物业管理公司的经费，主要是来自管理费收入。为确保有充裕的流动资金，财务管理部必须在每月一号(或按公约规定的日期)前发出缴款通知，使业户能按时付款。由于打印通知书需时间，为确保业户能如期收到发出的交款通知书，必须提前三天发出。如果业户在截止日期后才付款，公司发出的通知书上将不会反映该项付款。为避免误会，所有通知书须注明发出日期和截止日期，并明确告知用户在该日期后支付的款项没有包含滞纳金在内。
②水、电费
如各单位的水、电费是由管理处负责收取，管理处每月须派员抄录各仪表的读数，然后按照每度的收费及最低消费计算应收款项，并将各单位应付的水电费用和管理费在每月付款通知书中分项，要求各单位在缴付管理费时一并缴付。
因抄读各仪表需时，财务管理部应与有关部门订定一个固定抄读日期，并把结果在付款通知书截止日前交予财务管理部。
③缴费通知书的管理
缴款通知书最少要有两联，一联给客户，另一联由管理处存档。若除管理处外，还有其它机构负责收款，便需要多一联，供对方存档作为收费依据。
（2）催款通知书
业主公约通常对业户缴纳管理费等的义务有详细规定，管理处应制定可操作的催款流程。对未按期付款单位，便须按追收程序定期发出催款通知书，直至采取截停水、电供应及发出律师信，进行法律诉讼。财务管理部有责任定期将各单位的各项收费情况通知物业部及物业总经理，待其决定采取适当措施。
财务报表
编制会计报表的目的，是向会计报表的使用者及时提供该核算单位的财务状况、经营成果、现金流量等信息。因不同使用者有不同需要，所以报表的式样及种类，亦应按实际的需要编制。
国家对会计报表的格式有统一的规定，但该格式所表达的信息对各物业的管理决策、委托方及其用户不一定足够及适合。因此，财务管理部有必要定期编制更为详尽的内部报表。这些报表的格式并没有固定要求，较据灵活性，视各物业的具体情况而定，但应以符合物业管理法规、用户公约、管理合约要求，清楚表达各物业的财务状况为原则。
以下是一些在内部财务报表中应予明确表述的事项：
一、收支表（损益表）
1.按用户公约的规定要求独立核算的部分，已各自编制独立收支表。
2.本期成本费用已按当地《物业管理服务收费实施办法》中物业管理服务收费项目和构成列示。
3.各项费用可分为合约性及非合约性两大类，合约性开支有专表说明。此举可以提供决策者更多有用数据，来处理资金调动及制定预算。
4.关于一些非经常性而金额大的费用，已给予重点注释，令使用者了解该等费用的实际用途。
5.本月实际收支与预算收支及上月收支比较，并对有重大差异的项目作出分析，便于有关部门有所了解以加强控制。
二、资产负债表
1.已对该物业名下持有的固定资产，提供明细表。
2.附有管理处员工工资明细表。
3.附有往来单位往来账项明细表，特别是与开发商和物业公司之间的往来账款。
4.附有各用户单位应收款账款前期欠款、本期应收账款、本期实收账款和本期末欠款明细表。
5.附有待摊费用、应付款、预付款等明细表。
发票和收据管理
一、总则
1.根据《中华人民共和国发票管理办法》及其它有关规定制定本制度。
2.本公司所有发票、收据（指有价值的收据）及票据（以下简称票据）均属本制度管理的范围。
3.财务管理部统一负责本公司各种票据的管理工作。
4.各种票据的种类、使用范围由财务管理部规定。
二、各种票据的购买及印刷
1.属国家统一规定的发票由财务管理部指定专人向有关税务部门购买。
2.经有关税务部门批准公司自行印制发票时，由财务管理部提出式样经总经理核准，并报有关税务部门批准后，在税务部门指定的印刷单位印制。
3.公司使用的各种发票、收据属代收的部分，使用代收单位的发票、收据；属公司的收据需印制时，由财务管理部提出式样经总经理批准后进行印制；属各部门专用的票据需印制时，由需用部门提出式样，经财务管理部审核，报总经理批准后印制。
4.财务管理部专管人员必须对购买、印刷或代收单位提供的各种票据进行验收，详细清点数量、检查有无印刷错误。数量有误或印刷有错误的应拒收。各种票据验收后，应按不同的票据登记验收日期、数量、起止号码等，设专柜保管。
三、各种票据的领用
1.财务管理部专管人员应设置各种票据领用登记簿，凡发放票据，必须登记领用的日期、数量、起止号码等，并由领用人签收。
2.使用发票或收据的部门必须指定专人负责各种票据的管理工作（以下简称票据专管人员）。
3.票据专管人员在向财务管理部领取各种票据时，必须办理领用手续并清点数量、验看号码，发现有号码错乱的，应拒绝领用。
4.票据专管人员对所领用的各种票据必须妥善保管，在交付使用人员时，应进行登记、签收。
四、各种票据的使用
1.各种票据需按《发票收据使用细则》的规定进行使用。
2.各种票据应当按照规定的时限、顺序，逐栏、全部联次一次性开具。
3.各种票据只能按规定的范围进行使用，不得转借、转让、跳号、拆本使用，或开具空白票据。
4.各种票据需交接使用时，应办理交接手续，写明交接时票据的号码。
5.接收人在接收各种票据时，如发现所交接的票据存在问题，可拒绝接收，并立即报告主管人员。情节严重时，应立即报告财务管理部。
五、各种票据的检查和核销
1.财务管理部有权对各种票据的使用随时进行检查。
2.已用完的各种票据必须立即向财务管理部进行核销。
3.财务管理部专管人员在核销各种票据时，必须对票据进行检查。发现有使用不当的，应提出意见进行纠正；发现有问题的，应立即报告财务经理。
4.财务管理部专管人员应随时核查使用各种票据的人员有否及时将所收款项按规定上交。在各种票据核销后，应对整本票据报收款项有否上交进行核查。
物资管理制度
一、物质分类
1.固定资产的定义——单位价值2000元以上或者使用年限超过一年以上的物品。
2.低值易耗品的定义——不属于固定资产，而又价值较高或使用时间较长的物品。
3.办公用品的定义——办公使用的消耗性物品。
4.物料用品的定义——进行物业管理所需使用的消耗性物品。
5.小商品的定义——为销售给业户的目的而购进的商品。
二、物资采购制度
1.各部门凡需新增固定资产，低值易耗品或使用各种其它物资，应先行到公司仓库领用，仓库无库存的，可申请购买。
2.部门申购应先将所需增加的物品列入每月编制的预算内，预算经批准后，可正式申请购买。
3.预算外急需使用的物资，经总经理批准可以先行购买，再补作预算。
4.各种物品的采购主要由行政及行政人事部负责，但对一些急切需用或专业用品，可由部门经理申请，总物业经理批准后由使用部门进行采购。
5.各部门对本部使用的常用物品，应根据使用情况提出每月的耗用量，仓库根据该物品消耗时间的长短定出最低库存量，在接近最低库存量时，通知有关部门申购物品。
6.申请购买物品申购部门填写物品申购单，申购单需详细列明所需购买物资的名称、规格、 数量、用途(或使用的地方)。
7.采购部门审核申购物品的库存情况和报价，财务管理部审核申购的物资和金额有否符合预算，最后由总经理审批。
8.负责采购的人员应随时了解和掌握公司常用物品的市场价格和供应情况，接到申购单后，向有关供货商询价，并在申购单上填报三家以上供货商的报价。
9.对于常用物品及耗用量大的物品，根据不同供货商对不同物品的报价按质优价廉的原则选定固定的供货商。
10.负责采购的部门应要求固定供货商定期提供近期物品的供货价和供货品种，根据可供货品种和价格核对申购物品的报价。
11.采购部门应要求供货商加强配合，根据供货商提供的供货物品和价格清单做好采购计划，争取节省采购所需的时间，为物资使用部门创造效益。
12.对于一时在市场上难以购买和购买程序需占用较长时间的物品，采购部门应将情况通知给使用部门，以使使用部门能及时采取相应措施。
13.采购部门在收到已批准的申购单后，属于由固定供货商供应的，应通知固定供货商送货上门，并采用定期结算的方式结算货款。
三、仓库管理制度
1.对仓管人员的要求
(1)仓管人员应熟悉其所保管物资的基本特性、使用性能、保管知识、规格用途、存放期限等。
(2)及时、准确地做好记账工作，如实反映物资的库存及发放情况。
(3)经常保持仓库环境的整洁文明、各种物资存放整齐。
2.验收进仓制度
(1)所有物资进仓前由采购人员填写一式四联收料单(进库单)，收料单的内容包括物资的名称、规格、数量、单价和金额。
(2)仓管人员及申购人对进仓的物资必须验收其质量是否符合使用的要求。
(3)凡尚未取得发票而先行进仓的物资，仓管人员及申购人必须核对收料单上所列的品名、规格、数量与实收物资及送货单是否相符。
(4)已取得发票的物资，还必须对发票上所列的内容进行核对。
(5)收料单一式四联，完成验收手续由仓管人员签收后，其中:第一联仓库留存，作收货的记账依据；第二联随同发票报销；第三联送财务管理部存查（仓管人员在完成验收手续后，每十天汇集后交财务管理部）；第四联由采购人员（经办人）留存。
3.保管制度
(1)固定资产的管理
①固定资产由使用部门保管; 固定资产如个人使用，个人保管，个人在财务管理部(或行政及行政人事部)办理领用手续，各部门公共使用的，由部门经理指定专人负责，如发生人为损坏或丢失，需照价赔偿。
②固定资产要定期清查盘点，最少每年要进行一次全面的清查，盘点时要对实物逐项点数，填列固定资产盘存表，按类别，品名详列账存数量金额和实存数量金额，由参加盘点人签章证明，保管备查，固定资产明细账和固定资产总账要按时核对，做到账账相符，账实相符，出现盘盈、盘亏要及时上报。
③固定资产的调出、变卖和因失去使用价值需要报废时，必须按管理处权限办理，合法批准手续，其变卖价格由财务管理部与使用部商定，需报废及清理的固定资产要进行审查与技术鉴定后报总物业经理批准，进行账务处理，凡属人为造成固定资产报废或损坏，必须上报总物业经理处理并追究其个人责任及相应的处罚。
(2)其它物资的管理
①其它物资均先由仓库验收，属各分仓的物品再由各分仓领出分别仓库进行保管。
②财务管理部要对购进的各项固定资产建账建卡，根据税务局要求和会计核算方法，按月计提折旧费，固定资产折旧提取方法采用直线法。
③所有物品由行政及行政人事部统一按分类编号。
④仓库按物品编号划分存放区域，物品根据其存放条件及编号，有条理地存放于仓库内。
⑤仓管人员必须经常检查物资存放的情况，发现物资有变质情况时，应及时进行处理。
⑥各种物资应做到账实相符，并每月进行一次盘点。
⑦盘点中发现有盘盈、盘亏及变质等情况应查明原因及时报告主管部门及财务管理部。
⑧情况严重时，应及时报告总物业经理。
⑨盘点报告在每月月底前上报财务管理部汇总。
各仓库应分品种、规格设账登记各种物资的收、发、存情况，每月终了，公司仓库应与各分类仓库核对当月的收、发、存情况，并定期进行账实核对。各仓库收发料截止至每月20日，每月25日前各分仓仓管人员必须报送当月报表至公司仓管人员核对，公司仓管人员和行政部在每月31日前向总物业经理、主管部门及财务管理部报送本月的报表。
每月终了，仓库向行政及行政人事部按部门提交当月增加物资清单，行政及行政人事部在此基础上汇总直接购买、报废、调用等完成当月各部门增减物资清单。清单一式三份，使用部门、行政及行政人事部、财务管理部各一份。
凡属代保管的物资（含暂不需用或不合用的），需办理进仓手续，仓管人员应另设账登记、保管。
(3)物品领用及出库
①领用各种物资都必须办理领用手续，各种物资的领用手续均须由主管领导签名。
②领用的固定资产或其它非消耗性物资按使用部门登记“物资保管清单”，使用部门应每一季度清点一次，并将清点结果列表报行政及行政人事部；使用部门领用非消耗性物品属个人使用、保管的低值易耗品、工器具或非消耗性物资按使用人登记“员工物品领用表”。
③员工调离部门或离开公司时，应交回所领用的物品，并将“员工物品领用表”复印一份交行政及行政人事部，各级主管离任或调离公司时，应由上一级主管或管理部门清点其所辖部分的物品。
④工程管理部及其它部门日常使用的工具和消耗性物品向仓库申领一定数量，自行设仓保管。
⑤所有物资出库一律凭使用部门开出的领料单发货，领料单应列明出库物资的编号、品名、规格、数量、用途、使用区域（如楼宇）等，除有领用人员签名外，还必须有使用部门的主管签名。若领用的是非消耗物资，应同时填写“财产保管清单”。
⑥仓管人员发货时，要坚持按发货程序发货：一查库存量，二先入先出，三当面点清。发货时发货人应在领料单上签名并及时登记入账。
⑦已领用的物资，凡质量、规格不符合使用，应允许使用部门退货。使用部门办理退料销账手续：填写一式三联的红字领料单，仓库凭红字领料单作重新入账的依据。若退回的是已使用的物资，仓管人员应另设账登记、保管。
⑧非消耗性的物资（含个人保管的工具、物品、低值易耗品）在仓库或发放部门领出后，使用部门应按品名、领用人填写“员工物品领用表”。因严重损坏或因使用期限已满等而无法继续使用、需进行更换的非消耗性物资，领用时必须交旧领新。
⑨领料单一式三联，其中第一联由仓库作物资发出后的记账依据；第二联财务管理部存（仓库发货后每十天汇集交财务管理部）。第三联由领料部门自存。
四、维修及报废
1.固定资产、部分低值易耗品需要维修时，由使用部门提出请修单，属保修的物品联系原保修单位进行维修；非保修物品属办公用的物品由行政及行政人事部安排维修，其它物品由工程管理部安排维修。
2.固定资产、低值易耗品或非消耗性物品需要报废时，由使用部门填写“物品报废表”，属工程、机电、设备等物品报工程管理部；其它物资报行政及行政人事部。经鉴定确系无法使用的，经报请总物业经理批准，各部门在收到“物资报废表”批复三天内，将报废物资集中送往公司总仓库，分别由行政及行政人事部或工程管理部进行处理。
3.需维修或报废的上述物资如属人为损坏、报废或丢失的，应由责任人进行赔偿。
资金管理
一、流动资金管理
1.非商品资金管理
非商品资金包括现金、物料用品、低值易耗品和待摊费用等。
(1)必须严格控制非商品资金的占用，核定额度，严格管理。
(2)购置必须有计划，经批准，手续合法完备，否则财务不予报销。
(3)贯彻执行国家关于现金管理有关规定，凡超出现金管理及现金支付数额大的，需总物业经理批准。
(4)当天收取的营业款、代理款，一律当日送银行，不得坐支现金。
(5)报损的低值易耗品，必须查明原因，分清责任，报财务部处理，凡属人为的损失，必须上报总物业经理并追究个人责任。
2.结算资金管理
结算资金是企业在经营活动中发生的货币业务，包括银行账款，应收应付往来账款等。
(1)管理公司的银行账户，不准借给其他任何单位和个人使用，更不得出租账户收取手续费，因特殊情况，代转达款项时，须经主管经理批准。
(2)任何人不得借用公款，情况特殊的，须经主管经理批准，写明还款时间，财务部在其个人工资中扣回。
(3)及时清理往来账款，凡人为造成死账的，必须追究个人责任，上报总物业经理处理。
(4)及时清理债权、债务，防止拖欠款项。
(5)任何人不得以任何手段搞贪污，挪用公款及个人收取佣金等违法行为。
二、资金使用、统筹
为合理地使用、统筹资金，各部门凡需购买物品用款，需事先提前3～5天报计划到财务部备案，以便合理地统筹资金。
