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财务报销票据管理规定

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财务报销票据管理规定

1、目的

1.1为了适应公司各项业务发展的客观要求,规范公司财务管理,提高工作效率和工作效益,特制定本规定。

2、范围

2.1本规定适用于公司所有人员。

3、工作内容

3.1原始票据管理规定

3.1.1发票和行政事业性收据:报销的发票必须有税务机关统一印制的发票监制章,加盖开票单位发票专用章,并且在税务机关规定的发票使用有效期内;行政事业性收据必须有省或市级财政部门统一印制的收据监制章并加盖单位财务专用章。

3.1.2发票或收据必须注明单位名称、日期、经济业务内容、采购货物名称明细、数量、单价、金额、填制人等。差旅费原始发票要素应包括以下几点:收款单位及其印章、时间、单价、金额以及住宿天数等。发票应正面向上粘贴,且应避免将票据贴出报销单外。不要将票据集中在报销粘贴单中间粘贴,以免造成中间厚,四周薄,使凭证装订起来不整齐,达不到档案保存要求。

3.1.3如果票据大小不一样,可以在同一张报销粘贴单上按照先大后小的顺序粘贴。

3.1.4票据比较多时可使用多张报销粘贴单。

3.1.5对于比报销单大的票据或其他附件,也应沿报销粘贴单左上角对齐粘贴,超出部分可以按照报销单大小折叠在粘贴范围之内。

3.1.6差旅费报销时差旅费报销单应写明出差人姓名、出差事由、出差起始时间及地点等。3.1.7票据粘贴谨记误将金额粘住,如金额不清楚的(例如:出租车发票),在原金额旁边用中性笔标明,承办人签字。

3.1.8凡属公司采购目录的采购物品,必须纳入公司统一采购,由具体主管部门办理。对未按审批程序审批的各类采购费用,一律不予报销。

3.2填写规范及注意事项

3.2.1所有报销票据均应提供正规合法的票据;发票要填写完整,字迹清晰,不得涂改,发票专用章清晰可辨。报销者在取得发票后,请查询发票真伪,假发票、空白发票和填写不规范的发票,不予报销。

3.2.2各类发票,应在取得之日起尽快到财务部办理报销手续,原则上不得跨年度报销票据。

3.2.3填写报销单时使用中性笔以规范汉字填写,不得涂改,经办人、单据张数等信息应填写完整。

3.2.4不要将票据倒置粘贴,不要用订书机装订票据。

3.2.5发票上未列明详细名称、数量、单价的(比如 “办公用品XXX元”)以及购置其他一批商品的发票,必须附有加盖发票专用章的购货清单。

3.3原始报销单上相关数据填写规范要求

3.3.1大写汉字栏内应按规范汉字在已经印刷好的相应位数内填写数字大写,并在大写汉字前的每一空位上画“⊕”,在数字是0的位置填写汉字“零”。

3.4.费用报销审核程序

3.4.1报销人粘贴原始票据,填写并计算报销单,部门领导签字审批,费用会计审核单据,董事长批准,财务经理、财务总监审核,会计编制凭证,总账会计复核,出纳现金付款。

3.4.2因公发生的差旅费、业务招待费,必须是凭正式发票。具体审核标准

3.4.2.1发票的合规性,挑出假票、废票

3.4.2.2报销金额与发票金额是否一致;

3.4.2.3权签是否完整;

3.4.2.4费用是否在预算内,超预算与预算外费用有无特批;

3.4.2.5报销单填写的事项与发票是否一致,会计做账时要随发票走。

3.4.3审核发票时要特别留意发票的盖章,注意有没有以下常见的错误:

3.4.3.1以盖财务专用章代替盖发票专用章。

3.4.3.2同时盖财务专用章和发票专用章。

3.4.3.3发票抬头错了,在修改处盖发票专用章。

3.4.3.4盖的发票专用章看不清晰。

3.4.3.5发现发票专用章不清晰后,重新盖一次。

3.4.3.6盖旧版的发票专用章,或同时盖新版、旧版发票专用章。

3.4.3.7有以上问题的发票都是废票。




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