分公司广告费管理办法
（试行）
多媒体市场部
2005年8月3日
目 录
一、分公司广告费使用范围及额度………………………………2
二、分公司广告费使用流程………………………………………2
三、总部对分公司广告费支持的管理办法………………………6
四、户外广告管理办法……………………………………………9
五、分公司广告费报告格式………………………………………12
六、附则……………………………………………………………13
七、附件清单………………………………………………………13
分公司广告费管理办法
为控制成本降低费用、降低费用，提高广告投放效果， 明确广告投放流程，特制订本分公司广告费管理办法，由各分公司遵照执行。
一、广告费使用范围及额度
根据多媒体事业部康集多发字[2004]13号文件《关于调整分公司广告费、促销活动费规定的通知》的内容，分公司的广告费应该用于广告宣传活动，包括报纸、杂志、广播、电视、网络、大型户外广告牌、车体广告、候车厅广告、墙体广告等媒介投放费用，以及相关的设计、策划费用，其他费用如展台/展柜、门头/灯箱、单页/画册等制作费用，不得计入广告费项目。
分公司广告费的额度为分公司主营业务收入的0.15%。分公司全年实际使用的广告费必须控制在全年主营业务收入的0.15%以内；任一时间点的年度累计广告费不能大于该时间点年度累计主营业务收入的0.15%。
二、广告费使用流程
（一）分公司广告费使用原则
分公司对广告费的使用要参照“预算审批、总额控制、按月考核”的原则，具体来说就是：
1、预算审批：
预算审批有两层含义，一层是分公司对广告费的使用要做好计划，另一层含义是分公司的广告费使用要报集团审批。
分公司广告费用的使用首先要有年度规划，即在年初要根据分公司的销售预测规划广告费的使用金额、使用项目，规划好在每类媒体上的资金分配计划。
另外分公司要做好指月度计划。每个月末分公司要向总部市场部上报下月的广告费使用计划，各项广告费计划要有使用明细，以便于总部市场部审核。
只有计划被批准后，分公司方可使用该广告费，其中计划内的20000元以内的项目由分公司总经理审批实施，20000元以上的项目需单独报至总部市场部审批；而对于计划外的项目，无论费用多少，都必须报至总部市场部审批（各费用审批权限见 康集多发字[2004]66号文件《关于下发〈多媒体事业部销售分公司业务、资金审批权限表〉的通知》和康集多发字[2004]67号文件《关于下发〈多媒体销售分公司经济合同处理流程与权限表〉的通知》）。
2、总额控制：
总额控制指分公司在做广告费计划时，必须严格控制广告费用实际发生的总额，及确保在任一时间点上，年度累计发生的广告费总额必须不超过该时间点分公司年度累计主营业务收入总额的0.15%。
总部市场部在审核分公司广告计划以及计划外报告时，将严格按照上述要求进行控制，杜绝分公司超支使用广告费。
3、按月考核：
在每月末分公司在报下月费用计划的同时，必须同时向总部市场部上报本月广告费发生的明细，包括计划内发生的项目、计划外发生的项目以及由集团承担费用的项目。该项目按照权责发生制，即只要发生的费用，无论费用支付与否，都算着本月发生（大的项目分公司可以在多个月份分摊，但不可以跨年度分摊）。
总部每月考核分公司的广告费使用情况，考核项目包括计划完成率、计划外费用比例、年度累计广告费使用比例等指标。
分公司必须真实准确上报广告费发生情况，该数据应该与分公司各报表中的数据一致，不得虚报或少报。
总部对分公司广告费使用的考核结果将直接反映在对分公司广告计划的审批和向集团申请费用的审批上（集团支持分公司广告费办法参见下文）
（二）分公司广告费使用流程
广告项目由分公司市场部提出申请，由分公司总经理审核或者审批，其中是否为月度计划内项目和项目费用是否超过20000元是分公司是否要将报告或合同报总部审批的两个重要指标。分公司不得事后补报申请，不得将项目拆分使得分公司自行投放。一经发现有以上情况，除了对分公司总经理进行通报批评、罚款等处罚措施外，在对分公司的广告费支持上也有相关的处罚措施（详见第3部分）。
分公司使用广告费的流程示意图如下：
（三）分公司使用广告费过程中要注意的相关问题
分公司市场部在申请投放广告已经广告投放过程中，必须注意以下问题：
1、广告项目评估：分公司市场部必须要对申报的项目负责，明确投放的目的、价格水平、比较成本等，并做出预期效果评估，确保费用得到正确和良好地使用。
2、组织洽谈，确定价格：根据集团相关文件规定，业务洽谈必须由两人或者两人以上参与，参与洽谈人需在合同申报表中签名。在条件允许的情况下，尽可能采用招标或者比价的方式，确保能够取得最低的价格。具体招标要求参见XX文件。
3、起草合同：集团法务办在2004年1月份起草并印刷了一批格式合同，包括《媒体广告发布业务合同》、《户外广告发布合同》等，如无特殊情况必须采用该格式合同（具体参见法务办2004[4]号文件），也可以根据需要领取印刷好的格式合同。
4、合同申报：计划内的广告项目费用在20,000元以内的申报至分公司总经理；计划内20,000以上以及计划外的所有项目均需申报至总部（分公司在合同和申报表上加盖骑缝章后传真至多媒体市场部）。具体合同申报规定参见多媒体事业部2004年第67号文件（康集多发字[2004]67号）。
5、广告内容：这里指电视广告Beta带或数字带、平面广告的菲林或光盘设计稿、户外广告的光盘设计稿。分公司必须严格把握广告的内容，确保广告的内容符合广告投放的目的。如果总部对于广告内容有特别要求的，需以总部的要求为准。
6、广告监测和检查：广告发布之后，分公司需对广告的发布情况进行检查，如发现广告没有按照合同要求进行发布的，要尽快通知广告公司进行确认，并按照合同要求进行补播或者延长发布时间。
7、广告验收：广告验收是付款的依据，只有验收合格的广告才能支付款项。相关验收资料由广告公司提供，由分公司对其真实性进行核实。不同的广告形式有不同的验收方式，具体如下：
①电视广告：电视台播出的广告要求有第三方出具的监测报告的原件，一般要求是A.C.Nielsen监测报告或者央视市场研究公司的监测报告。
②报纸/杂志广告：提供报样原件；
③电台广告：提供第三方监播或者节目录音带；
④户外广告：以照片和《户外广告验收表》进行验收。至少有不同角度或远近的照片两张，不可以采用打印的图片形式；《户外广告验收表》参见附件，由分公司市场部人员填写，总经理确认。
8、付款：只有验收合格并且对方提供发票后，方可申请付款。发票背面要有市场部经办人签名和分公司总经理的签名。付款原则上不采用现金方式，而以转帐或者支票方式。分公司要做好资金预算计划，尽量按照计划付款。
三、总部对分公司广告费支持的管理办法
分公司在进行一些与集团形象相关或者项目比较大的广告项目时，可以由总部市场部申请承担部分费用。但是总部市场部承担各分公司广告费是有条件和额度的，具体如下：
（一）各分公司可以向总部市场部申请广告费的额度
总部市场部每年将其总广告费（A）的10%拿出来用于支持分公司，具体分配主要依照以下三个参数：
1、本年度分公司高端产品销售任务比例（B）；
2、上一年度分公司花费的广告费（指分公司自身承担的部分）占分公司该年度可以使用的广告费（等于分公司主营业务收入的0.3%）的比例（C）；
3、上一年度所有分公司花费的广告费占所有分公司该年度可以使用广告费的比例（D）；
4、分公司本年度违规使用总部广告费的次数E，每违规一次将额度减少10万元（违规项目包括但不限于所申请的项目与实际执行项目不符、所投放的广告内容与集团要求不符、转帐手续不全或者伪造转帐资料等）。
分公司全年可以获得的总部市场部的广告费额度（X）为：
X ≤ A*10%*B*C/D-E*10（万元）
即只有在上一年度在充分利用分公司自身广告费的条件下，才能获得总部更多的广告费支持；同样，本年度分公司对自身广告费的充分利用程度将直接影响到下一年度可以获得的广告费的多少。2005年具体额度见附件。
分公司可以根据自身的实际需要向总部申请广告费，对于超出以上额度后将不再获得批准。
（二）各分公司向总部市场部申请广告费的条件
分公司向总部申请广告费必须满足以下条件：
1、项目合理。一般来说，分公司申请的广告费应该用于提升品牌形象之用。对于常规的促销信息发布、分公司信息披露等，总部一般不予支持。
2、费用合理。分公司所申报的项目的价格应该合理，且累计申请的费用没有超过可批准的额度。
（三）分公司向总部市场部申请广告费的流程
分公司在向总部市场部申请广告费时，除了要在申请中写明所申请项目的资料外，还需附带分公司全年广告费使用计划、分公司累计广告费使用情况等资料，以便于审批。
分公司向总部市场部申请广告费的流程如下：
（四）总部支持费用项目中应该注意的问题
1、分公司向总部申请的项目，只有在总部批准同意后才可以执行；对于分公司执行完或者已经在执行的项目，总部不予批准；如总部在不知情的情况下批准了该申请，总部也不予转单。
2、分公司报告的项目中，对于总部承担部分费用的，分公司必须完成整个项目后，才可以转单回集团；如果分公司只执行了集团承担费用的部分而没有执行分公司自行承担费用的部分，总部将不予转单。
3、分公司必须按照批准后的时间中执行项目，延期时间超过30天而未经总部同意的，总部将不予转单。
4、总部承担费用的项目，广告内容必须符合总部的要求，特别是户外广告、电视广告等，必须采用集团统一规定的广告画面/广告带；对于内容不符总部要求的项目，总部不予转单。
5、分公司完成项目后将费用转回总部时，手续必须齐全，主要有：
①转帐通知单：转帐通知单上的项目必须填写完整明确，需有财务人员签名并加盖分公司财务专用章。
②转帐原因：提供费用由总部承担的证明，如领导批复的报告，总部相关的文件等。
③费用支付证明：一般情况下分公司要对费用进行垫付，因此要提供银行转帐单或者支票存根的复印件。
④发票：可以只提供由总部承担费用金额的发票，其余金额的发票分公司留存。发票背面一定要有分公司市场部经办人签名、市场部经理签名以及分公司总经理的签名。发票上印章的名称要与合同中的乙方名称相同。
⑤合同申报表：必须按照要求申报。
⑥合同：要求提供一份双方签字盖章过的合同原件。
⑦项目验收报告：具体内容参见上面第第二部分第三条第7款。另外分公司必须提供报告及合同中涉及的所有项目的验收报告，而不是只提供集团承担费用部分。例如分公司申请发布5次报纸广告，其中3次费用由集团承担，那么分公司必须提供全部5次的报纸广告的样报，而不是3份。
⑧所有资料粘贴或者装订整齐。
对于手续不齐全的单据，总部将不予转单。
四、分公司户外广告管理办法
户外广告属于公司的形象广告资源，总部需要对该广告资源进行管理。
（一）分公司户外广告的类型
总部统一管理户外广告，指广告发布时间在半年或半年以上的户外广告，既包括总部投放或者总部出费用户外广告，也包括分公司自行投放的广告.
1、户外大牌：主要指市区繁华地段的楼顶、楼面的巨幅广告牌、霓虹灯或三面翻等平面媒体资源；
2、路边立柱：主要指各种公路边的双面柱、三面立柱以及三面翻立柱形式的广告牌。
3、售场外广告：指在各经销商卖场外投放的巨幅、灯箱以及门头广告。
4、售场内广告：主要指商场内的包柱、灯箱、扶梯边等位置的灯箱或喷绘广告，包括展台或者店中店内的广告形式；
5、候车亭：主要指公交车站牌。
6、车身广告：主要指公交车身广告。
7、墙体广告：特指在面向农村地区投放的、采用刷油漆、挂条幅或喷绘等形式的广告。
8、其他：以上形式外的其他形式，如公交车内拉手广告，社区海报栏广告、电梯镜框广告等等。
（二）分公司户外广告选择指标
户外广告用于展现公司的彩电品牌形象，因此在广告面积、视觉角度、视觉遮挡、视线干扰、视觉距离、人车流量和价格几个因素上进行评估，以保证广告投放的效果。
1、广告面积：户外广告的面积越大，效果越显著，特别是对于室外的大牌。一般来说，在选择室外的广告时，广告面积应该不小于25M2；室内或候车厅等可以近距离观看的广告则不受此限制。
2、视觉角度：视觉角度指在广告牌正面朝向的人流通道上可以看到该广告牌的视野角度，视觉角度越大，传播效果越好。一般来说要求户外广告的视觉角度不能小于45°。
3、视觉遮挡：选择广告形式时，要考虑广告牌是否被树木、建筑物等遮挡，被遮挡越多，效果越差。一般要求在画面正向50m的距离观看，画面被遮挡的面积不能大于总面积的20%。
4、视线干扰：视线干扰是广告环境的指标，主要指周边广告牌的数量和大小。一般来说在广告牌周边50m范围内的大于或等于本广告牌面积的其他广告牌数量不宜多于5块。
5、视觉距离：视觉距离指能看清广告画面的最远的距离，该参数越大越好。一般来说，在广告面积25M2以上的广告牌的视觉距离不能低于300m。
6、人车流量：人车流量是考核广告牌价值的一项重要指标，指在一段时间内（月）该广告牌的视觉距离和视觉角度内经过的人次和车次。一般要求月平均人流/车流量不少于10000人/车次。
7、发布价格：价格是评估广告成本的指标，在满足1-6项因素的情况下，可以参考以下价格水平：
一级城市（北上广深）：100~150元/M2；
二级城市（省会及沿海发达城市）：60~100元/M2；
三级城市（地级城市）：30~60元/M2；
四级城市（县级城市）：10~30元/M2；
乡镇墙体广告：5~10元/M2。
具体可以根据各地经济水平进行调整。
（三）分公司户外广告管理办法
分公司需做好对辖区内户外广告资源的管理工作，并报总部市场部备案，具体要求如下：
1、广告内容：总部市场部会定期或不定期发布户外广告画面，分公司必须按照统一的要求发布广告内容，不得擅自根据自己的喜好设计。
2、广告监控和维护：户外广告在发布一段后，可能会发生破损、褪色、褶皱、脱落等情况，影响品牌形象和发布效果，因此分公司必须定期或不定期对广告进行检查，如发生以上情况，必须尽快与广告发布公司联系，在最短时间内进行维护。
3、广告档案：分公司为在使用中的广告资源建立档案和汇总管理表，详细记录各广告资源的投放时间、面积、位置、价格、到期时间及画面更换情况等，并及时更新。
2、总部市场部将设置专门管理人员（兼职），定期收集整理分公司户外广告资源。分公司在收到反馈户外广告的通知后，必须在两日内将户外广告汇总管理表以邮件的形式发回总部市场部指定人员，请确认资料的准确和无遗漏。
五、分公司广告费报告格式
根据本规定第二条第（二）款，分公司广告费在出现计划外费用、单项超过20000元的项目以及向总部申请费用支持的项目，必须向总部市场部提出书面申请，申请报告中必须包括以下内容：
1、费用类别：注明是分公司计划外项目、分公司权限外项目还是向总部申请费用支持项目，该类别可以复选。
2、申请的背景或原因：如果是计划外项目，要说明超出计划的原因；如果是权限外或向总部申请费用的项目，需要说明申请的背景或原因。
3、广告投放的具体排期：申请报告中必须写明广告投放的具体媒体名称、广告位置、投放时间和投放次数、刊例价、折扣、执行总价等项目，不得简单和笼统。其中各项目说明如下：
①媒体名称要填电视频道名称、电台名称、网站名称、报纸名称、杂志名称或户外广告的类型；
②广告位置要填写具体的电视、广播的节目的栏目和时段，杂志、报纸填写版位，网络填写频道名称，户外广告填写具体的街道号、建筑物名称与广告位置；③规格填写电视广告长度，报纸和杂志填写版面大小（如1/3版），户外的填写尺寸，网络的广告位置；
④媒体指标要填写电视广告的收视率、广播的收听率、报纸和杂志的发行量，网络的浏览量和点击率，户外的人流量。
具体格式参见附件。
六、附则
本办法自2005年9月1日开始试行。
六、附件
1、分公司月度广告费计划表、实际发生汇总表
2、总部对各分公司广告支持的额度
3、户外广告验收表
4、户外广告档案表及汇总管理表
5、广告费申请报告的格式
附件三：
康佳_______分公司户外广告验收表
广告牌类型 | 楼顶大牌□ 霓虹灯□ 巨型喷绘□ 立柱□ 墙体□ |
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广告牌位置 |
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广告发布单位 |
| 承制发布负责人 |
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上画时间 |
| 到期时间 |
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广告整体费用 |
| 分公司跟踪人 |
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验 收 具 体 指 标 | 地理位置描述： | 优越□ | 较好□ | 一般□ | 差□ | 特差□ |
广告整体效果： | 优 □ | 良 □ | 一般□ | 差□ | 特差□ |
画面内容是否符合总部发放的标准： | 一致□ | 部分一致□ | 不一致□ |
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康佳CI标识： | 标准□ | 不太标准□ | 不标准□ |
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画面喷绘效果： | 很清晰□ | 清晰□ | 一般□ | 差□ | 特差□ |
颜色是否纯正： | 纯正□ | 偏红□ | 偏绿□ | 偏紫□ | 其他□ |
主要材料及工艺： |
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项目主体裂痕： | 有 □ | 无 □ |
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画面表面起泡： | 有 □ | 无 □ |
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配备灯具： | 射灯□ | 内灯□ | 无灯□ |
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亮灯情况： | 很亮□ | 一般□ | 暗淡□ |
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验收意见 |
签名： |
分公司总经理 确 认 |
签名： |
时间： 年 月 日
附件5：
多媒体事业部 销售分公司广告费申请报告
分公司编号： |
| 总部编号： |
|
分公司经办人： |
| 费用类别： | 分公司计划外项目 |
联系电话： |
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| 分公司权限外项目 |
紧急程度： | 紧急 一般 |
| 向总部申请费用支持 |
申报日期： | 年 月 日 | 批复日期： | 年 月 日 |
[关于XXXXXXXXXXXXXXX的申请]
公司领导：
[申请的背景及原因]
因此，我分公司申请投放以下广告：
媒体类型：□电视 □广播 □户外 □网络 □杂志 □报纸 □其他 ，具体投放计划为：
媒体名称 | 广告位置 | 广告规格 | 媒体指标 | 刊例价 | 折扣 | 次数 | 总金额 |
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以上项目总额总共为 元， 该费用（以下可以复选）
□是我分公司本月计划外项目；
□我分公司权限外项目；
□申请由集团承担 元，分公司自行承担 元。
妥否，请领导批示。
分公司
市场部经理：
财 务 经理：
总 经 理：
截止到 月底，该分公司销售收入累计为 万元，可使用的广告费为 元，实际使用的广告费为 元；截止到目前集团已经支持该分公司的广告费 元。（市场部行政助理填写）
领导批示：
