合同管理制度及流程(草案)

西安华中消防设备有限公司

合同管理制度及流程

（草案）

第1
总则

第一条 为了促进公司合同管理的制度化、规范化，预防和减少经济纠纷，维护公司的合法权益，根据《中华人民共和国合同法》及有关法律、法规，并结合公司的实际情况，制定公司《合同管理制度》（以下简称“本制度”）。

第二条 本制度所称的合同是指在日常经营管理中，公司、经公司授权的各部门依法与其他自然人、法人、组织之间采取书面形式订立的，为明确各方的权利义务，具有法律约束力的合同、协议、备忘录及有关修改前述文件的文书、图表、传真等各类合同文件，以及具有合同性质的意向书、协议书等其他书面文件。

第三条 本制度所称的合同管理是指公司合同管理机构有权对上述第二条所指书面文件进行审查、监督、管理，包括法律咨询、资信调查、意向接触、商务谈判、合同的签订、履行、变更与解除及纠纷处理等过程和环节。

第2
合同的管理机构及人员职责

第四条 公司合同管理采取分级负责和专职管理相结合的形式。合同管理的机构和人员包括：副总经理、合同预算部经理、合同经办部门/人员、法律顾问及相关职能部门等。合同预算部是本公司各类合同的管理部门。合同体系（详附件）由合同预算部建立。

第五条 副总经理、合同经办部门/人员、法律顾问及相关职能部门等在其职责范围内和公司总经理授权范围内做好合同管理工作。

第六条 合同管理机构及人员的职责包括但不限于：

1
合同预算部负责组织起草公司经济类合同的标准文本；负责公司经济类

合同管理（包括合同审核、合同发放、合同付款审核、合同变更审核、合同结算办法、监督合同执行等），合同由合同预算部专人管理，建立公司合同台帐，将各合同与项目成本费用唯一对应，进行合同动态管理。

2
法律顾问负责公司合同的日常审核管理工作，并指导合同预算部组织起

草经济类合同文本。

3
财务部从财务角度审核公司经济类合同、监督合同执行、办理合同付款。

4
合同经办部门负责组织拟订本部门经办的合同，及时提请有关部门（人

员）审查其经办合同，并监督、跟踪有关合同的执行，及时向有关部门反馈合同实际履行情况、发生的问题并提出初步解决问题的建议。必要时向有关部门做合同交底。保管其经办的合同文本资料及与履行、变更、解除该合同有关的资料（包

括信函、电报、电话记录、视听资料、会议谈判签名笔录等），并及时在所在部门归档存查。

第七条 凡公司合同的签订、变更、撤销、解除都应该经公司法律顾问审查并履行必要的会审程序，按管理权限进行审批。

第3
合同的签署、履行及反馈

第八条 签订合同，必须遵守国家法律、法规，坚持“平等互利、协商一致、等价有偿、诚实信用”的原则，依法维护本公司的利益。

第九条 凡进行经济协作类活动都必须签订书面合同，并必须采用统一的经济合同文本，使双方在履行中都有合法依据。重大合同除书面签订外，视具体情况进行法律公证或鉴定。

第十条 当事人协商一致同意的有关修改合同的文书、图表、传真等是合同的组成部分。

第十一条 签订合同必须符合下列程序：

1、前期调查。

签约人在签订经济合同之前，必须认真了解对方当事人的情况。包括：对方单位是否具有法人资格、有否经营权、有否履约能力及其资信情况，对方签约人是否法定代表人或法人委托人及其代理权限。做到既要考虑本方的经济效益，又要考虑对方的条件和实际能力，防止上当受骗，防止签订无效经济合同，确保所签合同有效、有利。

2、前期谈判工作。

合同的前期谈判工作由该合同的主办部门和合同承办人员负责，公司法律顾问可酌情参与谈判工作，重大合同可由公司分管副总经理主持谈判，并可根据实际情况聘请相关中介机构参与对签约对象的资信调查及评估工作。

3、草拟合同文本。

由合同承办人员将草拟合同文本经所在部门初审后转送相关部门进行会审。公司的工程部、预算部、总工办、财务部、总经理或授权人、法律顾问是公司一切对外合同的必经会审部门/人员，公司专业部门根据需要参与相关合同的会审工作。会审后报公司分管副总经理审批后报总经理审定。合同主办部门和承办人员应按照公司制订规定履行合同会审程序（会审表详附件）。

4
签署合同。

合同审批通过后，由合同主办部门负责组织与乙方签订正式合同，并报合同预算部。其中由项目部执行的合同，还需要由合同主办部门组织向项目部进行合同交底。

第十二条 对特别重大或有争议的合同，应经公司总经理批准并指定有关部门对该合同进行合理性和效益性审查。

第十三条 合同需要公证、签证的，经审查后，由公司法律顾问安排向法定机关申请办理。

第十四条 经济合同依法成立，即具有法律约束力，必须严格遵守，全面履行经济合同规定的条款，未经合法程序，任何人不得擅自变更或解除。

第十五条 合同依法签订生效后，公司有关部门、人员根据本制度的规定及时检查跟踪了解履行情况。发生问题应及时提出解决方案，并快速处理。

第十六条 合同经办部门应根据合同履行的具体情况建立合同预警机制，将合同划分为履行完毕；正常履行；橙色预警；红色预警等四类进行管理。其中，履行完毕类合同指该合同已如约履行完毕，合同各方无争议；正常履行类合同指该合同签署后处于如约履行状态；橙色预警类合同指该合同履行中合同各方已存在争议，或合同已存在违约情形；红色预警类合同指该合同履行中已出现严重违约，或双方存在较为严重的争议，可能需通过法律途径解决争议。

第十七条 合同执行部门在合同履行过程中应注意：涉及工期、造价、质量的决定应以书面形式记录和确认。涉及双方往来函件的，如以公司名义发出时，应以法律规定的有效方式发送，并要求对方工作人员签收并保留发出的凭证，如对方拒收应立即改为特快专递方式重发，填写邮政特快专递时在备注中写明函件的简要内容，并将发送凭证报合同管理员存档；如接收对方文件时，则应为文本原件并有对方的签字盖章确认。

第十八条 在合同执行过程中，合同预算部应及时对合同的履行情况进行监

督检查、并定期对合同执行情况进行分析。

第四章 合同的变更和解除

第十九条 合同变更、转让及解除必须采用书面形式，区分不同情况按下列规定审批。

变更合同范围和付款条件、转让合同义务、解除合同的，应采用补充合同的形式，按合同起草和审批的相关规定审批。

工程类合同可采用设计变更和现场签证方式进行合同变更，按《设计变更管理流程》或《工程签证管理流程》的规定执行。

合同变更、转让或解除后合同执行部门应在10日内完成修改、存档和通知，方式和范围同合同存档、备案的相关规定。各部门应对原合同文本进行标识，以免错误地执行原合同。

第五章   合同的付款

第二十条 根据合同条款具备付款条件后，由合同执行部门根据公司《付款管理流程》提出付款申请并办理相关手续。

第六章 合同的归档及借阅

第二十一条 合同预算部负责公司所有合同的归档管理。公司所有对外签署的合同均应至少在合同预算部存档原件一份（含合同附件），同时该合同所有会签审查的会签审批单及各部门修改意见的原件也应同时在合同预算部存档。

合同经办部门签完合同后，应准确、及时地将合同原件交至合同预算部。由合同预算部统一编号下发财务部，工程部如需合同由合同预算部负责人批准将商务部分或相关部分复印交工程部。有关合同的保密管理，按公司的规定执行。

如法律规定或实际需要，合同必须呈报上级主管部门见证，批准或报工商管理部门鉴定，公证处公证，招投标等，相关人员必须在合同预算部办理有关手续。

对于履行完毕类合同正常归档备查；对于正常履行类合同将合同的主要内容建立电子信息档案，以便随时查阅并监控合同的履约；对于橙色预警类合同应加强防范，可根据情况邀请公司法律顾问参与采取预防措施；对于红色预警类合同应由法律顾问参与处理，并积极搜集证据防范可能产生的法律纠纷。

第七章 合同的违约及纠纷处理

第二十二条 合同签订后进入执行阶段，各职能部门经办人员应随时跟踪合同的履行情况，发现合同对方可能发生违约、不能履约或延迟履约等行为的，或企业自身可能无法履行或延迟履行合同的，应及时报告领导处理。

第二十三条 针对合同对方违约的情形，可采取以下措施处理。

1．要求合同对方继续履行合同。

继续履行合同是违约对方必须承担的法律义务，也是本企业享有的法定权利。不论违约对方是否情愿，只要存在继续履行的可能性，本企业就有权要求违约对方继续履行原合同约定的义务。

2．要求合同对方支付违约金。

合同对方违约的，本企业可按照合同约定要求违约对方支付违约金。

3．要求定金担保。

合同对方违约，本企业可按照合同约定及《中华人民共和国担保法》向对方收取定金作为债权的担保。违约对方履行债务后，可将定金抵作价款或者收回，违约对方不履行约定债务的，无权要求返还定金。

4．要求赔偿损失。

合同对方因不履行合同义务或者履行合同义务不符合约定，给本企业造成损失的，本企业有权提出索赔，具体赔偿金额可由业务经办部门会同法律顾问与合同对方协商确定。

第5条   企业自身违约的，业务经办部门或人员应与合同对方协商解决办法，将解决办法以书面形式上报总经理，经批准后承担相应责任、履行有关义务。

第二十四条 合同纠纷处理：

1、合同履行过程中发生纠纷的，业务经办人员应在规定时效内与合同对方协商谈判，并及时报告主管领导。

2、经双方协商达成一致意见的，双方签订书面补充协议，由双方法定代表人或其授权人签章并加盖单位印章后生效。

3、合同纠纷经协商无法解决的，应依合同约定选择仲裁或诉讼方式解决。

4、企业法律顾问会同相关部门研究仲裁或诉讼方案，报总经理批准后实施。

5、纠纷处理过程中，企业任何部门或个人未经授权，不得向合同对方做出实质性答复或承诺。

第八章   附则

第二十五条 公司合同专用章由专人管理，在加盖合同专用印章前检查合同流转程序是否完备，以督促合同流程程序的落实，并防控法律风险。

第二十六条 除公司授权的人员外，其他人员无权代表本企业对外签订各类合同。

第二十七条 本制度不适用于商品房买卖合同的签订与管理。

第二十八条 本制度由公司董事会修订并解释。

第二十九条 本制度自董事会通过之日起生效，自2012年   月   日起执行。

附件：合同管理流程、工程合同交底表、合同会审表、合同体系

2012年2月1日

        合同管理流程图

工程合同交底表

交底时间：                     交底方式：                     编号：[          ]

合 同 会 审 表

项目名称：                                                     2012年   月   日

合 同 体 系