广告费、业务宣传费报销制度
一、标准
1、 年度广告费、业务宣传费和展会支出不得超过当年销售收入的15%，展会费用报销制度另行制定。
2、单项广告、业务宣传费按相应合同确定支出金额。
二、岗位牵制
1、市场部经理负责制定各项广告费、业务宣传费的预算，广告商比质比价选择并上报。
2、营销公司总经理负责广告费、业务宣传费执行情况的审核、跟踪、监控和指导，编制费用使用情况的分析报告。
3、综合部负责广告费、业务宣传费计划的统筹、汇总和台账管理，对已付和未付款情况及增值税专用发票进行跟踪统计。
4、综合部配合相关部门对广告费、业务宣传费的使用情况进行检查。
5、市场部经理根据不同时期的要求，及时向营销公司上报专项广告费、业务宣传费计划和物料需求计划。
6、财务部负责对广告费、业务宣传费所发生的结算单据进行审核把关，对费用进行控制和核销。
7、总裁负责广告合同及资金支付的审批。
三、证据链
1、合同及合同评审单。
2、增值税专用发票。
3、质量验收确认单。
4、入库单。
5、财务基于基于判断需提供的其他资料。
四、控制点
1．费用项目分类
类别 | 费用项目 |
广告类 | 杂志硬广告、报纸硬广告、展览展示 |
公关类 | 记者劳务费、新闻发布会、新闻稿酬、报纸软文、杂志软文、电视节目制作费、赞助费、各种记者采访接待费用等 |
赠品类 | 终端采购的赠品、礼品等 |
2．市场部经理根据年初制定的计划，按照实际情况提前30个工作日安排。
3.报销时提供正式的增值税专用发票、合同及合同评审表、送货单、验收单等单据。
4.市场部经理根据总裁的资金批示，完成前期借款手续，并于业务完成后20个工作日内完成报销启动流程。开票日后30个工作日内必须报账，否则财务不予受理。
5. 费用报销的周期原则为先入账后付款，发票入账后按合同相关协议付款。
6.事前未经审批的项目，不予报销。审批证据包短信、OA、请示报告、邮件等可验证的凭证。
7．综合部台账与财务账定期核对，保持一致。未达账项按批准的办法处理。
8、资金支付专款专用、对公转账结算，禁止资金在经办人个人账户进行。
9、增值税专用发票在预付款环节或资金付款进度达到一半时需取得，末次付款前核对发票到账情况。
10、财务人员及时受理相关票据，若票据丢失需与开票方共同到税务局办理发票丢失证明，若认证不及时造成的进项税损失，财务人员承担相应责任。
五、审批流程
VI专员/品牌专员→市场部经理→会计→总经理→副总裁→总裁
六、附则
1、本制度由财务中心负责解释。
2、本制度由总裁批准生效。
